Help de HR business partner

Help! Een HR Business Partner… 7 handige tips om te overleven

Deze titel is voor tweeërlei uitleg vatbaar; de HR Business Partner die uitkomst biedt of juist een uitroep van schrik als de HR Business Partner de afdeling op komt. Bij veel bedrijven gaat het om het laatste. Dit heeft doorgaans niet met de persoon of diens functioneren van doen, als wel met het feit dat hij of zij niet zichtbaar genoeg is binnen de organisatie. Onbekend maakt immers onbemind. Bovendien snapt lang niet iedereen de rol en beoogde toegevoegde waarde van deze rol – laat staan dat er begrip is voor de vaak lastige situatie waarin de HR Business Manager zich bevindt, met aan de ene kant hoge verwachtingen en aan de andere kant beperkte middelen om die verwachtingen te realiseren.

Over de rol van de HR Business Partner is goed nagedacht. Het alom bekende en geroemde Ulrich-model, dat dit jaar zijn 20e verjaardag viert, is door veel bedrijven geïmplementeerd. In dit model zijn de transactionele activiteiten centraal belegd in een HR Shared Service Center (SSC) of centrale HR-afdeling, met als doel de HR-organisatie effectiever te maken. De traditionele HR-adviseurs hebben daarin de rol van HR Business Partner gekregen. Dit alles moet de business helpen met de meer complexe HR-vraagstukken, zodat meer waarde kan worden toegevoegd aan de organisatie.

Dat klinkt en is allemaal logisch, maar de hooggespannen verwachtingen komen helaas lang niet altijd uit. Dat komt onder meer omdat er door dit model eilanden zijn gecreëerd. Het SSC is vooral taakstellend en gericht op efficiëntie en kostenverlaging. Niet vreemd als je je bedenkt dat 55 procent van de directies zich focust op kostenbesparing (Benchmarkonderzoek ICT en HR, 2015).

Terwijl de business juist naar buiten is gericht. Klanten vragen continu om nieuwe diensten en producten. Want de wereld verandert. Daar past voor hun gevoel geen standaardoplossing bij. En wie zit er tussen deze twee vuren in, mag het uitleggen en moet daarom dynamisch zijn en denken? Precies, de HR Business Partner…

Ingeklemd tussen ‘willen’ enerzijds en ‘kunnen’ anderzijds ervaart de HR Business Partner vaak het gevoel dat hij of zij de controle verliest. Wat daar in feite achter zit, is dat hij of zij zijn nieuwe rol lastig vindt. Daarom vluchten zij liever in veilige administratieve werkzaamheden die direct meetbaar zijn en waarvan ze weten dat als dat niet op orde is, de mensen gaan klagen.

Het gevolg is dat er gebrekkig wordt samengewerkt, terwijl het model juist alleen werkt als de verschillende eilanden samen optrekken! Dat het SSC of de centrale HR-afdeling vaak niet op dezelfde locatie is gevestigd als waar de HR Business Partners werken, bevordert dat gevoel van verbondenheid evenmin.

Help de HR Business Partner

Hoewel er in de basis dus niets mis is met de rol van de HR Business Partner, komt dit in de praktijk lang niet altijd goed uit de verf. Het management kan het leven van de HR Business Partner op meerdere manieren eenvoudiger maken.

1) Zorg voor steun van bovenaf
Een HR Business Partner heeft een kwetsbare positie: ingeklemd tussen ambitieuze doelstellingen van de directie en de praktische vragen vanuit de business. Het kan dan ook geen kwaad als het management aan de organisatie duidelijk maakt dat ze geloven in de HR Business Partner als bruggenbouwer tussen HR en de business.

2) Manage de verwachtingen
Tevens is het belangrijk dat de verwachtingen ten aanzien van de verschillende rollen van HR worden gemanaged. Natuurlijk mogen medewerkers eisen stellen, maar dan moeten die eisen wel reëel zijn en gebaseerd op de juiste uitgangspunten. Dus moeten medewerkers weten wat ze precies van de HR Business Partner mogen verwachten, waar diens uitdagingen liggen, en misschien ook wat ze niet voor je kunnen oplossen.

3) Verlos ze van administratieve rompslomp
Een van de effectiefste manieren om de HR Business Partner geloofwaardiger te maken is door ervoor te zorgen dat deze niet meer wordt gezien als de klassieke medewerker van de personeelsadministratie die druk is met administratie en interne HR-aangelegenheden.

4) Stel de HR Business Partner in staat medewerkers blij te maken
Medewerkers zijn de klanten van de HR Business Partner. En om je klant te voelen, moet je je gehoord voelen. Medewerkers willen op hun werk graag dezelfde mogelijkheden als thuis. Als ze die niet hebben, dan zullen ze al snel bij de HR Business Partner op de deur kloppen om zich te beklagen. Zij willen hun carrière kunnen plannen zoals je een route bepaalt in Google Maps: intuïtief, en zonder moeilijk gedoe.

5) Zorg dat medewerkers zich HR-klant voelen
Dit kan door ze te betrekken vanaf moment dat ze in dienst komen. Het mag niet stoppen na een goed georganiseerde onboarding: bied ze alle middelen die nodig zijn om bij te blijven en zich te ontwikkelen, coach ze en betrek ze waar mogelijk. Want betrokken medewerkers dragen meer bij aan het succes van een organisatie.

6) Faciliteer optimale communicatie
Het is van het allergrootste belang dat alle onderdelen binnen HR op een frequente en goede manier met elkaar kunnen communiceren. Alleen op die manier kan de dienstverlening naar de uiteindelijke klant zo effectief en efficiënt mogelijk verlopen. Zorg dus dat die communicatie op een eenvoudige en zo slim mogelijke manier kan plaatsvinden -ook hier zoals medewerkers dat privé doen. Dus door bijvoorbeeld te chatten, eenvoudig te kunnen liken, reageren etc. En uiteraard geïntegreerd in de HR-applicatie, voor alle processen en overal en altijd beschikbaar.

7) Bied inzicht en mogelijkheden tot analyse
De HR Business Partner is er vooral ook om te adviseren. Dat lukt het best op basis van feiten. Geef ze die feiten daarom ook: actueel, uiteraard compleet, juist en gemakkelijk toegankelijk, en to-the-point. Maak het mogelijk om de getoonde informatie eenvoudig te analyseren en waar nodig een doorkijk te maken naar de toekomst.

Geen onwil maar onmacht

Als een HR business partner niet goed uit de verf komt, komt dat zeker niet voort uit onwil: het is eerder onmacht. Als je wel de taken krijgt, maar niet de middelen, is dat frustrerend. Zeker als je in de basis ervan overtuigd bent dat het kan werken. Hulp is dus nodig. En mogelijk, zoals uit bovenstaande punten blijkt.

Het ontbreekt soms nog aan de uitvoering. En inmiddels is er ook voldoende inzicht om de noodzakelijke verbeteringen door te voeren. Dat kan door de inzet van moderne HR-cloudtechnologie. Bied de HR Business Partner het juiste HR-instrumentarium. Daarmee kunnen de medewerkers, de klanten van de HR Business Partners, overal en altijd tot actie overgaan. De HR Business Partner heeft dan de juiste informatie ter beschikking om het voor de business zo belangrijke advieswerk goed uit te kunnen voeren.

Eerder verscheen dit blog in HR Praktijk.