Met het digitaal personeelsdossier alles op één plek

Of je nu een personeelsdossier nodig hebt voor 150 medewerkers, of vijfduizend. Je bent steeds meer gegevens gaan vastleggen: over bijvoorbeeld verzuim, opleidingen of beoordelingen. Inmiddels merk je dat dezelfde gegevens op verschillende plekken verschillend worden bijgehouden. En dus ben je steeds meer tijd kwijt met controles en onderlinge aansluitingen maken. Met een digitaal personeelsdossier heb je alles op één plek. Met HR2day registreer je daarom alles wat je belangrijk vindt op één centrale plek: het digitaal personeelsdossier. Van personalia tot arbeidsovereenkomsten, diploma’s en certificaten. Je kunt het aanvullen met al bestaande documenten. Zo heb je alles bij de hand.

 

Alle documenten handig bij elkaar

HR2day slaat alle gegenereerde documenten en bijlagen op in het digitaal personeelsdossier. Dat digitale personeelsdossier bevat handige hoofdstukken waar je alle bij elkaar horende documenten opslaat. Zo vind je alle arbeidscontracten van de medewerker op een plek bij elkaar, net als alle beoordelingen of identiteitsbewijzen. Ook de documenten die je zelf uploadt kun je zo op de juiste plek laten toevoegen.

Bepaal je eigen indeling en vind wat je nodig hebt

HR2day kent alle documenten toe aan een vaste categorie. Zelf kun je die categorieën uitbreiden met de voor jou relevante onderwerpen. Zo bepaal je zelf welke documenten je bij elkaar opslaat en in een oogopslag kunt vinden. Met de handige zoekfunctionaliteit over alle gegevens in HR2day kun je altijd dat document vinden wat je nodig hebt. Want HR2day zoekt niet alleen op de naam van het document, maar ook op de inhoud. Zo raak je nooit meer een document kwijt.

Bepaal wie welke documenten mag zien en bewerken

Natuurlijk heeft de medewerker zelf toegang tot zijn eigen dossier. En kun je hem autoriseren om zelf bepaalde documenten toe te voegen of te bewerken. Via het Employee Interaction Center heeft iedere medewerker toegang tot het eigen digitaal personeelsdossier. En kunnen de verantwoordelijke managers toegang krijgen tot de dossiers van de medewerkers in zijn of haar team. En als een medewerker wordt overgeplaatst naar een andere afdeling, verhuizen de autorisaties natuurlijk vanzelf mee. Je bepaalt zelf hoe lang managers nog toegang mogen houden tot de personeelsdossiers en bij welke delen ze mogen.

Van bonnetjes tot diploma’s

In het digitale dossier kun je op een gemakkelijke manier bestanden opslaan. Met behulp van categorieën kun je ze snel terugvinden. Deze dossierindeling is volgens je eigen wensen in te richten. Een gepersonaliseerde brief op basis van een sjabloon sla je ook op in het digitale medewerkersdossier. Je kunt daarbij kiezen voor verschillende bestandstypen.

Rob van Bavel

“Met HR2day hebben we één oplossing voor HR en payroll die onze flexibele werkwijze perfect ondersteunt. Onze consultants kunnen onafhankelijk van de locatie waar ze werken hun HR-zaken regelen zoals wijzigingen indienen en loonstroken inzien.” Lees hoe Login Consultants gebruik maakt van het digitaal dossier van HR2day.

Rob van BavelLogin Consultants
Sandra Beuving

“Met HR2day hebben onze directeuren toegang tot de relevante gegevens over hun teams en zijn daardoor in control van hun eigen school. En dat met een minimale ‘administratieve last’ voor de organisatie.” Lees hoe Stichting OOG gebruik maakt van het Digitaal dossier van HR2day. 

Sandra BeuvingStichting Openbaar Onderwijs Groep Veghel