Grip op uitgaven: gestroomlijnd declareren


Of je medewerkers nu hun overuren moeten verantwoorden, onkosten willen declareren of hun gemaakte onkosten vergoed willen hebben. Iedere organisatie kent wel processen die leiden tot extra uitgaven en veel administratief gedoe. Er zwerven niet alleen bonnetjes door je organisatie, waardoor veel kostbare tijd verloren gaat, maar je bent ook het volledige overzicht kwijt. En zeker als gevolg van de introductie van de WKR wil je exact inzicht in de verschillende kostensoorten. Een juiste administratie kan dan (tien)duizenden euro’s schelen.



Daar is de declaratiemodule van HR2day voor. Omdat HR2day een geïntegreerde applicatie is, zijn alle declaraties automatisch voorzien van de juiste looncomponenten. Daardoor worden ze juist en volledig verwerkt in de salarisbetalingen, de journaalpost en de loonaangifte. Zodat je volledig in control bent van je uitgaven.

Makkelijk declareren voor medewerker en manager



Medewerkers kunnen heel eenvoudig via ieder device hun onkosten, uren of kilometers invoeren. Of ze dat nu doen met de HR2day App via hun tablet of smartphone of gewoon vanaf de desktop. Ze maken een foto van het bonnetje en declareren hun onkosten. Met een druk op de knop wordt die declaratie met bonnetje dan ter goedkeuring bij hun manager ingediend.


Op hun thuispagina in het Employee Interaction Center heeft de medewerker een totaal overzicht van alle declaraties, zodat hij in een oogopslag kan zien of deze nog moet worden goedgekeurd of al is uitbetaald. Dat scheelt veel uitzoekwerk. Managers merken in het Manager Interaction Center direct dat een medewerker een declaratie heeft ingediend. Omdat HR2day een realtime cloud applicatie is, verschijnen nieuwe declaraties direct op hun thuispagina  met goed te keuren items. Ook kunnen naar keuze automatische signalen worden toegevoegd zodat de manager wordt herinnerd aan openstaande activiteiten. Alle details en relevante informatie is voor de manager direct inzichtelijk. Zo wordt MSS wel heel makkelijk.

Volledig geïntegreerd en altijd actueel


Een van de grote voordelen van declareren met HR2day is de integratie met alle overige HR-functionaliteit. De workflow volgt automatisch de actuele organisatiestructuur zodat de goedkeuring altijd bij de juiste manager terecht komt. Medewerkers kunnen eenvoudig kiezen voor standaard locaties of de afdelingen. De afgelegde kilometers worden automatisch berekend door de koppeling met een routeplanner.

Alle onkosten kunnen ook worden verantwoord op verschillende kostenplaatsen en vervolgens worden voorgelegd aan de desbetreffende budgethouders. Als alle managers hun goedkeuring hebben verleend, kunnen de goedgekeurde declaraties met een druk op de knop worden toegevoegd aan de salarisbetalingen. De medewerker krijgt de specificatie dan keurig op zijn loonstrook verantwoord.