“Waarom willen jullie liever niet schaduwdraaien?” Over wiskunde en een stripverhaal

Ik ben gestopt met tellen, maar die vraag heb ik de laatste jaren al zeker honderd keer beantwoord. Op de een of andere manier vinden veel mensen het heel bijzonder dat wij in onze implementatie-aanpak liever geen schaduwdraaiperiode (mooi scrabblewoord ook) inplannen. Ik begin mijn antwoord vaak met een tegenvraag: “Als je een nieuwe wasmachine koopt, ga je toch ook niet de eerste maand alles ook nog eens in de oude machine wassen om te kijken of het wel net zo schoon wordt?”.

Schaduwdraaien geeft zekerheid….

Natuurlijk weet ik best dat het draaien van de was met een machine heel iets anders is dan schaduwdraaien. Daar gaat het niet om. Waar het wel om gaat: schaduwdraaien doen we omdat mensen denken dat het extra zekerheid geeft. Dat is vaak ook zo.

…maar is wel heel inefficiënt.

Maar het is wel een uitermate inefficiënte manier om aan die (vaak beperkte) extra zekerheid te komen. Ga maar na. Schaduwdraaien gebruiken we om de verwerking van mutaties in het huidige systeem en het nieuwe systeem met elkaar te vergelijken. Dat betekent dubbele invoer, maar vooral heel veel controlewerk. En dat controlewerk bestaat vooral uit het verklaren van verschillen. Want het nieuwe systeem verwerkt vaak dingen net anders dan het oude. Omdat je mutaties nu op een andere manier kan invoeren. Of omdat in het oude salarissystemen destijds inrichtingskeuzes gemaakt moesten worden die eigenlijk niet helemaal juist waren. De hoeveelheid uitzoekwerk om die verschillen te verklaren is vaak enorm. En wanneer plannen we die die schaduwperiode? Juist, niet al te ver voor de geplande go-live datum, want dan pas is de implementatie ver genoeg gevorderd. Dus in plaats van dat iedereen zich richt op het zo goed mogelijk leren werken met het nieuwe systeem, zijn ze bezig met het arbeidsintensief en foutgevoelig dubbel invoeren van alle mutaties en het uitzoeken van verschillen. Zo gaat in een cruciale periode kostbare tijd verloren. Vandaar dat wij liever niet schaduwdraaien.

Dat pakken wij slimmer aan: met wiskunde en een stripverhaal

We vinden ook dat je bij de overgang naar een nieuw systeem helemaal zeker moet zijn dat de verwerking van het nieuwe systeem foutloos gaat zijn. Dus hebben wij een aanpak gekozen die werkt met enkele simpele wiskundige principes en is geïnspireerd door onze lievelingsstrip: De Familie Doorzon van Gerrit de Jager. Voor wie deze strip niet kent: de Familie Doorzon is een niet zo doorsnee Nederlands gezin, waarin ieder gezinslid een deel van de Nederlandse samenleving representeert. Een doorsnee blanke man, een jonge vrouw, een homoseksueel, een allochtoon, etc. Zo stellen wij ook de medewerkerspopulatie bij onze klanten voor: als een Familie Doorzon. Een groep van 10 – 25 medewerkers representeert zo’n 80% van de hele medewerkerspopulatie. Daarin zitten geen uitzonderlijke gevallen, gewoon de groep meest voorkomende medewerkers. Van die groep medewerkers nemen we dan alle mutaties van het hele jaar tot dan toe. En verwerken die volledig in ons systeem. Niet alleen enkele maanden, maar een heel jaar. En niet alleen de loonstroken, maar ook de aangiftes en de journaalposten. En die vergelijken we allemaal met de originele situatie. We passen de inrichting aan waar nodig en gaan net zo lang door tot alles tot op de laatste cent klopt of verklaarbaar is.

Dat biedt drie voordelen

Het eerste voordeel is dat we dit al doen aan het begin van het project, niet aan het einde. Zo weet je als klant in de meeste gevallen al binnen twee weken dat 80% van de verwerking in de nieuwe situatie klopt. Want omdat die groep medewerker vergelijkbaar is met de Familie Doorzon die volledig is doorgerekend, weet je dat die grote groep klopt. Van mutatie tot journaalpost. Zo heb je al vroeg in het project een fijn gevoel van zekerheid. En heb je basis en de rust om aan de uitzonderingssituaties te werken.

Het tweede voordeel is dat je daardoor tijd overhoudt om aan andere dingen te besteden. Je kunt een grotere scope aan, of je kunt meer scenario’s proberen. Of gewoon minder tijd aan de implementatie besteden, dat kan natuurlijk ook. In ieder geval zijn ook de externe kosten lager. Want ook onze kosten zijn lager, omdat we slimmer werken.

Het derde voordeel is dat je veel gefundeerder dan bij schaduwdraaien een afgewogen besluit kunt nemen om wel of niet het nieuwe systeem in gebruik te nemen. Omdat je van ongeveer van 80% van je populatie al vroeg zeker weet dat het goed zal gaan, kun je alle uitzonderingen en moeilijke situaties stuk voor stuk beoordelen en vergelijken. Ook hier kiezen we zo veel als mogelijk het representatie mechanisme (‘maatmannen’), maar daardoor bouw je stap voor stap een steeds grotere zekerheid omtrent de kwaliteit van de verwerking op. Zelfs in het geval dat één bepaalde uitzonderingssituatie niet kloppend te krijgen is, weet je dat al ruim voor live gaan. En kun je tijdig een work-around inrichten.

Maar doen jullie het dan echt nooit?

We proberen goed uit te leggen dat het echt geen extra zekerheid biedt, maar ook wij hebben bij een paar klanten toch schaduwgedraaid. Die klanten hadden zo veel nare ervaringen opgedaan met eerdere leveranciers, dat ze ons niet geloofden en toch een schaduwperiode wilden. Voor de extra zekerheid. Dan doen we dat natuurlijk. Want geloof laat zich moeilijk wiskundig ontkrachten. Ook niet met een stripverhaal.

Technologie en organisatiecultuur cruciaal voor job crafting

Jezelf blijven ontwikkelen is de afgelopen jaren steeds meer een must geworden voor werknemers. In veel organisaties gaan werknemers op zoek naar mogelijkheden om zich te ontwikkelen en hun eigen (loop)baan vorm te geven. Deze trend, ook wel ‘job crafting’ genoemd, wordt echter niet altijd voldoende gefaciliteerd door de werkgever. Dat is jammer, maar niet geheel onlogisch. In veel organisaties moet eerst aan een aantal voorwaarden worden voldaan.

Job crafting staat min of meer voor de acties die werknemers nemen om hun werk vorm te geven door veranderingen te initiëren op het gebied van taakeisen (job demands) en werkmiddelen (job resources). Mensen zien zichzelf niet langer als passieve ontvangers van informatie van hun werkomgeving, maar geven hun werk zelf vorm op een manier die aansluit op hun persoonlijke kennis, kunde en behoeften: wie ben ik, wat kan ik, en waar wil ik in mijn werk naartoe.

Dit vereist ook wel wat van de werkgever: deze werknemers verwachten meer dan een halfjaarlijkse beoordeling, en hebben behoefte aan een duidelijk ontwikkelingstraject. Daarin moeten meer dan enkel scholingsbudget en cursusaanbod worden vastgelegd. Werknemers moeten bijvoorbeeld kunnen zien welke cursussen ze kunnen volgen om aan bepaalde competenties te werken en inzicht krijgen in de competenties die ze nodig hebben om in aanmerking te komen voor bepaalde interne vacatures. Daarvoor moeten door de werkgever grote stappen worden genomen – in het bijzonder op het gebied van techniek en organisatiecultuur.

Zorg voor een werkplek die up-to-date is
Waar werknemers in hun eigen tijd beschikken over de nieuwste (online) software, zoals Facebook of Gmail, is daarvan op de werkplek meestal geen sprake. Thuis hebben we de nieuwste gadgets en features altijd en overal onder de duim, maar op onze werkplek vinden we een langzame pc die gevoelsmatig altijd aan onderhoud of updates toe is. Er is de afgelopen jaren duidelijk sprake van scheefgroei in de kwaliteit van professionele en privésoftware. Privésoftware werkt zichzelf voortdurend ongemerkt bij, terwijl zakelijke en lokaal geïnstalleerde pakketten vaak een stuk lastiger up-to-date te houden zijn.

Centraliseer de gegevens
Daarnaast is er, zeker in het geval van oplossingen voor HR, sprake van enorme versnippering in software. Dat is een gevolg van de uiterst complexe wet- en regelgeving waaraan het voeren van personeels- en salarisadministratie onderhevig is. In de loop der jaren is er een wildgroei aan verschillende leveranciers ontstaan die elk een specifiek gedeelte van HR in een specifieke sector ondersteunen. Als een bedrijf daarop een uitbreiding wil, moet een los pakket worden aangeschaft. Zo is er in veel organisaties door de jaren heen vanzelf een wirwar van systemen en lijsten ontstaan, waarin elk overzicht ontbreekt en waar werknemers geen wijs meer uit worden. Voor elke handeling hebben werknemers losse programma’s nodig, van het bekijken van loon, tot het checken van hun opleidingsbudget. Dat maakt het voor hen enorm lastig een goed beeld van de huidige situatie te krijgen – laat staan een ontwikkeltraject voor zichzelf uit te stippelen. Als al die gegevens terug kunnen worden gebracht naar één plek, zijn werknemers daarmee zeer geholpen.

Beschouw personeelsdossiers als portfolio’s
Bij veel organisaties zijn natuurlijk al wel personeelsdossiers, maar die worden meestal beheerd door HR. Werknemers hebben zelf vaak geen zeggenschap over wat daarin komt te staan en dat is jammer, want die behoefte is er wel. Het personeelsdossier kan dienen als een soort portfolio, dat medewerkers kunnen bijhouden met het gemak van bijvoorbeeld hun Facebook-profiel. Een salesmanager zet zijn mooiste deals graag bovenaan zijn portfolio. Dat is leuk voor hem of haar, én handig voor HR: zij zien veel sneller wat een medewerker heeft bereikt, waar deze trots op is en waar de kwaliteit van een medewerker ligt.

Zorg voor cultuurverandering
De techniek is een belangrijke voorwaarde, maar voor job crafting is ook een cultuurverandering nodig. Veel werkgevers zijn bang dat job crafting ertoe leidt dat een medewerker zich verder ontwikkelt naar een positie bij een ander bedrijf. Dat is een begrijpelijk bezwaar, maar werkgevers moeten zich wel realiseren wat gemotiveerd en kwalitatief personeel hen kan opleveren. Natuurlijk moet te allen tijde duidelijk zijn hoever medewerkers kunnen groeien, maar door daar helemaal niet over te communiceren weten werknemers ook niet welke ruimte er dan wel is.

Wil je je medewerkers tegemoetkomen in hun behoefte aan zelfontplooiing, dan moeten ze wel eenvoudig kunnen zien wat de mogelijkheden voor taakverbreding en ontwikkeling zijn. De moderne werkgever doet er goed aan hen hierin te faciliteren: als de werkplek up-to-date is, het personeelsdossier centraal beschikbaar en eenvoudig te gebruiken is en er sprake is van een cultuur die hen aanmoedigt, kunnen werknemers ook echt de regie over hun baan gaan voeren. Als een bedrijf dat niet faciliteert, is de kans aanwezig dat werknemers bij concurrenten gaan kijken die deze mogelijkheden wel bieden. Geef je werknemers de ruimte voor ontwikkeling, dan zullen ze deze pakken. En daar wordt de werkgever alleen maar beter van.

Eerder verscheen dit blog in HR Praktijk.

5 HR-trends: medewerker aan zet

Wat hebben we het afgelopen jaar bereikt en waar gaan we de komende jaren heen? Wij signaleren een vijftal trends. Over de crisis hebben we het allang niet meer. Deze is voorbij, wat zorgt voor langzaam terugkerende krapte op de arbeidsmarkt. En dus kunnen we maar beter zorgen voor goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bijvoorbeeld een individueel keuzebudget; zo trek je de juiste medewerkers aan. Ook belangrijk is het op orde krijgen van de uitdagingen rondom de ZZP-economie met oog op die arbeidskrapte. Maar er is meer: 2017 wordt ook het jaar van een beter huwelijk tussen HR en IT.

Aantrekkende economie zorgt voor krapte op de arbeidsmarkt
Het was jarenlang geen thema, maar de krapte op de arbeidsmarkt komt weer terug: er komen meer banen omdat de economie aantrekt. Dat betekent dat werknemers meer risico’s durven nemen, zich mogen, willen en gaan ontwikkelen en meer vanuit een veilige positie om zich heen kijken naar nieuwe uitdagingen. En dus moeten werkgevers meer aandacht besteden aan het werven, vasthouden en doorontwikkelen van medewerkers. Een voordeel daarbij is dat functies niet altijd meer vastomlijnd hoeven te zijn, maar mee kunnen ‘groeien’ met de ontwikkeling van de medewerker (job crafting), zodat deze optimaal op elkaar aansluiten.

Secundaire arbeidsvoorwaarden worden belangrijker
Nu de economie aantrekt, moeten werkgevers weer goed nadenken over hun eigen aantrekkingskracht voor huidige en toekomstige medewerkers. Dit leidt er ook toe dat secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijker worden, iets wat naadloos aansluit bij de verdere individualisering die we zien in de hele maatschappij. Voor bijvoorbeeld een individueel keuzebudget was jarenlang geen ruimte, maar dat is komend jaar weer helemaal terug. Werkgevers zetten ook voor toekomstige werknemers hun beste beentje voor en geven ze de keuze: geld of tijd, al naar gelang de persoonlijke voorkeur. Daarbij zien we vaak ruimte voor een budget waarmee werknemers zelf de verantwoordelijkheid krijgen voor hun eigen ontwikkeling. Werknemers kunnen zo meebewegen met de veranderende interne en externe arbeidsmarkt door te investeren in hun eigen inzetbaarheid.

HR en IT gaan nauwer samenwerken
HR en IT hebben van oudsher geen gelukkig huwelijk. Historisch gezien wist HR zich ook het langst te onttrekken aan het juk van de IT-afdeling. HR gaat over mensen, en vertegenwoordigt al vanaf het begin de ‘zachte’ kant van het bedrijf. Dat huwelijk verbetert echter langzaam maar zeker. Dit heeft enerzijds te maken met de vergaande decentralisatie waardoor technologie (web, smartphone, workflow) belangrijker worden. Maar zeker ook omdat persoonsgegevens, en wie wat daarmee mag doen, steeds kritischer bewaakt worden. Deze gegevens moeten goed beveiligd worden. Daarvoor klopt HR steeds vaker bij de IT-afdeling aan.

Werk- en eigen tijd lopen steeds vaker en meer door elkaar heen, en dat is prima
Voor steeds meer werknemers gaan werk- en eigen tijd door elkaar heen lopen. Wie in zijn of haar werk niet gebonden is aan een bepaalde tijd of locatie, is in staat de dag flexibeler en slimmer in te delen. De werknemers staan niet in de file, maar eten in plaats daarvan samen met hun gezin. Deze mensen gaan ‘s middags boodschappen doen, en halen die tijd in als de kinderen in bed liggen. Voor hen is dat geen bezwaar, het hoort bij hun levenswijze. Daarnaast zullen met name de millennials die bij steeds meer bedrijven aan de slag gaan ook tijdens werktijd via chatprogramma’s en sociale media in contact blijven staan met hun privé-omgeving. Algemeen zien we dat het resultaat steeds meer centraal staat in plaats van de traditionele 9 tot 5 aanwezigheid.

De ZZP-economie is voor bedrijven nog steeds een organisatorische uitdaging
De huidige wet wil de ZZP’er duidelijk een ZZP’er laten zijn. In de praktijk blijkt het vrijwel onmogelijk dit in werkbare procedures te vatten. De ZZP-economie zou moeten leiden tot verdere flexibilisering voor medewerkers en kostenverlaging voor werkgevers. Maar het stelsel is te complex geworden om te kunnen bepalen wie ZZP’er is, en wie niet. Ondertussen worden ZZP’ers maar via een payrolling constructie ingehuurd. Een paar jaar geleden werd nog gedacht: nooit meer een vast contract, iedereen wordt ZZP’er. De behoefte aan vrijheid onder werknemers, en niet 30 jaar lang voor dezelfde werkgever willen werken, pakt toch anders uit. Voor 2017 wordt het pleit voor ZZP’ers nu eindelijk beslecht: een nieuwe wet, of een nieuwe invulling van het begrip.

HR & IT (nog) geen gelukkig huwelijk?

In welke mate ziet u IT-innovatie als een middel om concurrentievoordeel te behalen? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

De rol van ICT bij de uitdagingen van HR

De directie gaat voor flexibiliteit, kostenverlaging en productiviteitsverhoging. ICT kan daarbij een sleutelrol spelen. Bijvoorbeeld in de vorm van Software-as-a-Service (SaaS). Daarmee zijn eenvoudig en flexibel selfservice faciliteiten aan medewerkers en managers beschikbaar te stellen. Dat maakt ze productiever, houdt de kosten beheersbaar en betrekt medewerkers meer bij de bedrijfsvoering. Toch krijgt het rendement op IT nog geen twintig procent van de stemmen bij de vraag naar de grootste uitdagingen voor HR. (Zie onderstaande diagram)

blog 8 p23 landscape

Wat worden de grootste uitdagingen in het HR-werkveld?

Verder is bij bijna 40% de behoefte aan real time informatie voor ad hoc analyses een grote uitdaging in het HR-werkveld. Ook dat is het terrein van HR & IT. Het samenbrengen van gegevens uit verschillende bronnen en het installeren van tools voor de analyse zou dus hoog op de lijst van aandachtpunten moeten staan. Dat is echter slechts bij een kleine 40% van de organisaties het geval. Inspelen op de constant veranderende wetgeving is nauwelijks een issue (6%), terwijl we hiervoor zagen dat organisaties hier vaak lang mee bezig zijn. Ook hier focust men zich dus niet op flexibiliteit.

HR ziet het concurrentievoordeel van IT nog niet

42% van de respondenten geeft aan dat IT-innovatie nauwelijks, neutraal of helemaal geen middel is om concurrentievoordeel te behalen. Hiervoor werd duidelijk dat medewerkers met flexibele selfservice systemen meer betrokken en meer tevreden zijn, wat leidt tot beter presterende organisaties. Het maakt tijd vrij voor HR zodat deze zich kan bezighouden met het klaarstomen van de organisatie voor de toekomst. Op dit moment ziet HR de IT vooral als onderdeel van het administratieve werkdomein, maar niet als ‘de grote veranderaar’. HR-managers kunnen wel wat hulp gebruiken om een visie op HR & IT te ontwikkelen. Er zijn gebieden genoeg waarin stappen gemaakt kunnen worden om waarde te scheppen voor top-line groei.

blog 8 p24 landscape

In welke mate ziet u IT-innovaties als een middel om concurrentievoordeel te behalen?

Het belang van empowerment

Ook gereedschap om medewerkers en managers ‘in control’ te brengen wordt door veel respondenten genoemd. Maar het belang dat men hieraan toekent staat in schril contrast tot de huidige empowerment faciliteiten. HR heeft dus nog een wereld te winnen door medewerkers zelf HR-taken te laten afhandelen in een geautomatiseerd proces.

HR ziet over het algemeen niet veel toegevoegde waarde in cloud oplossingen (19%) terwijl deze de flexibiliteit en mobiliteit bevorderen. Eerder zagen we echter dat HR nu al veel gebruik maakt van cloud-applicaties dus lijkt er geen noodzaak tot innovatie. Maar omdat men veel gebruik gemaakt van best-of-breed applicaties in plaats van een integraal cloud systeem is ook hier winst te behalen.

Onafhankelijk van plaats en tijd werken scoort relatief laag (6%). Opvallend want bedrijven die medewerkers altijd en overal toegang geven tot HR-faciliteiten positioneren zich als moderne werkgever.

Operationele workflows binnen een geïntegreerd systeem

HR-managers onderkennen met name de toegevoegde waarde van IT-innovaties voor operationele processen. Dat is opvallend omdat ze eerder aangaven vooral stappen te willen maken in het ontwikkelen van de organisatie en de aantrekkingskracht als werkgever. De nieuwe mogelijkheden van ICT op die punten worden blijkbaar nog niet gezien.

Men wil geautomatiseerde workflows opzetten voor operationele HR-processen. Dat vraagt om een volledig geïntegreerd HR-systeem want workflows hebben betrekking op verschillende achterliggende processen. Meer dan de helft van de respondenten ziet daarom de toegevoegde waarde van een integraal systeem voor het HR-management.

blog 8 p25 landscape

Wat moeten IT-innovaties vooral bieden om vanuit de HR-afdeling of het HR- management waarde te kunnen toevoegen?

Efficiency behalen in administratieve HR-processen

Ongeveer de helft van bedrijven denkt dat de efficiency van de administratieve HR-processen is te verbeteren (47%). We zagen hiervoor dat het zwaartepunt ligt op het integreren en digitaliseren van operationele administratieve processen.
En met selfservice oplossingen kunnen medewerkers en managers de HR-taken zelf uitvoeren. Daarmee kan HR indirect bijdragen aan de groei van de business. Betrokken medewerkers zijn nu eenmaal gemotiveerder en productiever en bouwen actief mee aan het succes van de organisatie. Daarnaast schept het voor HR tijd voor het ontwikkelen van de organisatie.

blog 8 p26 landscape

Wij kunnen met recht zeggen de efficiëncy van onze administratieve HR-processen op orde is.

 

Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat IT kan helpen om de doelstellingen van de HR-afdeling te realiseren. Echter de toegevoegde waarde ervan wordt door HR-managers duidelijk ondergewaardeerd.

Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met ons op.

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.

Is er een toekomst voor de HR-manager?

Heeft de HR-manager in de toekomst nog wel toegevoegde waarde? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

HR belangrijk voor de groei van de business
Maar liefst 92 procent van de HR-verantwoordelijken denkt dat HR in de komende jaren een steeds grotere rol gaat spelen. Zij zien het opstellen en uitvoeren van een goed HR-beleid als hun belangrijkste toegevoegde waarde. Daarmee lijken de doelen op de HR-agenda duidelijk in lijn met de doelen van de directie (zie ook mijn blog: Grootste uitdaging HR: toekomstbesteding maken organisatie.

De primaire focus van HR ligt met name op organisatie en persoonlijke ontwikkeling. HR levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de groei van de business.

Blog 7 p22

De komende jaren wordt de rol van de HR-manager alleen maar belangrijker

 

De HR-manager van nu bestaat in 2018 niet meer

De respondenten hebben een genuanceerde mening over deze provocerende stelling. Uit de gegeven antwoorden worden direct de verschillende meningen duidelijk. Enerzijds de meningen die duidelijk aangeven welk type HR-manager wel de toekomst heeft:

  • “Een goede HR-manager heeft het ene oog op de business en het andere op de mensen en de organisatie; alleen door met twee ogen te kijken kun je scherp zien hoe strategisch HR-beleid de business kan ondersteunen.”
  • “Human capital management maakt het onderscheid richting klant”
  • “HRM is noodzakelijk om de strategie van de organisatie ten uitvoer te brengen in een veranderende omgeving.”

Anderzijds de meningen die aangeven welke type HR-manager geen of minder toekomst heeft:

  • “De HR-manager die alleen een afdeling aanstuurt waar personeelsbeheer wordt verzorgd, behoort tot een uitstervend ras. “
  • “Er is behoefte aan vergaande specialisatie op functie: meer experts en minder generalisten.”
  • “Er moet en zal meer controle komen vanuit geïntegreerde IT-oplossingen. Excelsheet-sturing is niet meer aan de orde.”

Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat er zeker een toekomst voor de HR-manager is weggelegd. Maar alleen als die rol op een bepaalde, bedrijfsondersteunende manier wordt ingevuld. Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met ons op.

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.

HR-rapportage

Waarom is HR-rapportage (vaak) nog tijdrovend?

Hoe eenvoudig is het HR-rapportages te maken? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

Productie van standaardrapportages vraagt veel handwerk
Organisaties die vinden dat hun administratieve proces nog niet op orde is, hebben vaak ook meer werk aan het maken van standaard HR-rapportages.

Blog 6 p19-1

Hoe eenvoudig is het om de standaard HR-rapportages te maken?

Ruim dertig procent van de respondenten moet de rapportages grotendeels of helemaal handmatig maken. Daarnaast verloopt bij 57% het rapportageproces gedeeltelijk handmatig. Het proces is bij slechts 11% volledig geautomatiseerd, hoewel dit met een moderne rapportagetool bepaald geen kunst is.

Blog 6 p19-2

Hoe snel kunt u ad-hoc-HR-rapportages aanleveren?

Ad hoc rapportages vaak tijdrovend
Nog geen 20% kan direct ad hoc rapporten uitdraaien, 60% heeft er een dag voor nodig en 21% zelfs een week of meer. Bovendien heeft twee derde van de respondenten hulp nodig van consultants en ICT-experts. Die hebben vaak niet direct tijd voor HR. Risico hiervan is dat beslissingen genomen worden op basis van verouderde of verkeerde informatie.

Blog 6 p20

Kunt u ad-hoc-HR-rapportages zelf samenstellen, dus zonder hulp van consultants of ICT-experts?

Excel ook gebruikt bij één integrale applicatie
Organisaties hebben vaak geen rapportagetools. Dat kan een belangrijke reden zijn waarom Excel nog veel gebruikt wordt. Dat doen ze voor verschillende HR-taken die vaak worden ondersteund door afzonderlijke applicaties met eigen databestanden. Dat maakt het lastig om integraal te sturen. Bovendien zit er veel handwerk in het importeren en analyseren van data met Excel. Dat gaat wringen. Niet alleen HR maar ook het lijnmanagement wil sneller benodigde informatie voorhanden hebben. Bovendien moet informatie vanuit elke invalshoek te doorzoeken zijn. Respondenten die de meeste Excelsheets gebruiken (>10) om de HR-processen te ondersteunen hebben meestal ook veel handmatige processen voor het aanleveren van ad hoc rapportages.

Blog 6 p21

Voor hoeveel taken zet u Excel in omdat uw bestaande tools deze onvoldoende ondersteunen?

Respondenten die de meeste Excelsheets gebruiken (>10) om de HR-processen te ondersteunen hebben meestal ook veel handmatige processen voor het aanleveren van ad hoc rapportages.

Nog veel te winnen
Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat organisaties geholpen zijn met een goede en eenvoudige rapportagetool. Bij HR2day merken we dagelijks de toegevoegde waarde van onze rapportage functie. Geïntegreerd binnen HR2day zodat alle velden benaderbaar zijn. En te gebruiken zonder uitgebreide training. Met de mogelijkheid tot het maken van grafische weergaven. En voor wie wil: je kunt de rapporten en data met een druk op de knop downloaden naar Excel. Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met ons op.

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.

Empowerment: Hype of realiteit?

Welke HR-processen kunnen medewerkers en managers op de werkplek of thuis inzien en regelen? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

Employee Self Service beperkt tot basisinformatie
HR stelt aan medewerkers vooral selfservice faciliteiten voor basisinformatie beschikbaar. Denk aan verlofoverzichten, salarisspecificaties, jaaropgave en arbeidsvoorwaarden. Toch is zelfs deze informatie bij een kleine 40% nog niet vanaf de werkplek of thuis te bekijken. Voor declaraties blijft de teller op 25% steken. En bijna 20% biedt helemaal geen selfservice! Een gemiste kans om de betrokkenheid van medewerkers te verhogen én bij HR tijd te creëren voor strategische zaken.

Blog 5 p16 landscape

Afbeelding 1: Wat kan de medewerker vanaf de werkplek of thuis inzien?

Weinig faciliteiten om zelf HR-zaken te regelen
Wat kunnen medewerkers thuis of op het werk via de computer zelf regelen? Ook hier staat verlof – in dit geval het inplannen ervan – bovenaan. Merkwaardig is dat maar een kwart van de medewerkers declaraties kan inzien, terwijl bijna 40% wel online kan declareren.

Bij slechts 28% is verzuim digitaal door te geven. Bij de rest moet dit telefonisch worden doorgegeven. Digitale ziekmelding kan het verzuim verhogen omdat het makkelijker voor medewerkers is dan bellen. Het voordeel van automatiseren weegt dan niet op tegen de het verlies aan productieve uren.

Bij slechts 15% van de organisaties kunnen medewerkers beoordelingen digitaal inleveren. Ook deze gegevens moet HR dus zelf verwerken.

Blog 5 p17 landscape

Afbeelding 2: Wat kan de medewerker vanaf de werkplek of thuis regelen?

Ook managers hebben beperkte selfservice faciliteiten
Management Selfservice ( MSS) is vooral gericht op de operationele administratieve processen. Bovenaan de lijst staan verlofgoedkeuring, verzuimopvolging en het inzien van aan-/afwezigheid. Op het gebied van HR-development kunnen managers nog niet zoveel zelf regelen. Het vastleggen en inzien van beoordelingen is bij 34% mogelijk en wijzigingen van arbeidvoorwaarden bij slechts 19%. Het lijkt erop dat HR aan de zachte kant van HR – het ontwikkelen van de organisatie en de medewerkers – geen rol voor IT ziet weggelegd. Terwijl automatisering ook dit soort processen inzichtelijk maakt en de bedrijfsvoering beter kan ondersteunen. Dat geldt met name wanneer een integraal HR-systeem beschikbaar is via de cloud.

Blog 5 p18 landscape

Afbeelding 3: Wat kunnen managers op de werkplek of thuis inzien en regelen?

Nog veel te winnen.
Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat er nog een wereld te winnen is. Bij HR2day merken we dagelijks de toegevoegde waarde van ESS en MSS instrumenten voor de betrokkenheid van medewerkers en managers. Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met ons op.

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.

 

HR in de cloud? Nog (te) veel formulieren

Zit uw HR-systeem al in de cloud? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

Meer dan 50% heeft HR in de cloud, maar HR is voor medewerkers vaak nog een stroom formulieren
Uit het onderzoek blijkt dat meer dan 50% van de HR-managers één of meerdere HR-cloud applicaties heeft. Maar nog geen twintig procent van de HR-afdelingen biedt online selfservice faciliteiten voor het afhandelen van processen en het opvragen van informatie. In plaats van Management en Employee Self Services te bieden, produceren ze formulieren. Veel organisaties die hun HR-landschap typeren als ‘bedoeld voor de medewerker/manager’, bieden gek genoeg op dit moment ook geen ESS en MSS tools.

Blog 4 p15

 

Maar cloud betekent wel sneller rapporteren
Organisaties die aangeven dat ze hun applicaties typeren als ‘gemakkelijk om mee te werken’ melden ook vaak dat ze ad-hoc rapportages grotendeels zelf of zonder hulp van een ICT-consultant kunnen produceren. Verder hebben organisaties die hun landschap typeren met ‘cloud’ relatief sneller ad-hoc rapportages beschikbaar: direct of binnen een dag. Opvallend is dat al veel organisaties met cloud oplossingen werken. Het is echter de vraag of deze cloud software voor HR geïntegreerd is. Er blijkt immers veel gebruik gemaakt te worden van afzonderlijke ‘best-of-breed’ toepassingen.

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.

Interesse in een HR-systeem in de cloud waarmee je medewerkers en managers wel de benodigde digitale hulpmiddelen in handen geeft? Neem dan contact met ons op via www.hr2day.com.

Versnippering HR-landschap leidt tot minder wendbaarheid

Wat is de relatie tussen het aantal en soort HR-applicaties en welke gevolgen heeft dat voor de wendbaarheid van uw organisatie? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

Veel applicaties voor operationele processen
HR-managers willen de focus leggen op het ontwikkelen van de organisatie en de medewerkers. Ook willen ze de tevredenheid van managers en medewerkers verhogen door ze meer te betrekken bij de uitvoering van processen. Automatisering maakt dat mogelijk, maar daarvan wordt maar weinig gebruik van gemaakt. HR-afdelingen hebben vooral operationele software voor administratieve processen rond de in-, door- en uitstroom van medewerkers.

Opvallend is ook de lage score voor applicaties voor performancemanagement en talentmanagement (respectievelijk 19% en 15%). Gegeven de doelen van HR zou je verwachten dat dergelijke applicaties meer zouden worden ingezet. Daardoor kunnen immers key performance-indicatoren makkelijker worden vertaald naar dashboards voor de boardroom.

p12 landscape

Afbeelding 1: Welke HR-processen worden ondersteund door applicaties?

Veel eilandautomatisering bij HR
Slechts een kwart van de organisaties heeft één integraal HR-systeem (zie afbeelding 2). Dat ondersteunt doorgaans de salarisverwerking, verlofregistratie en het verzuimmanagement (zie afbeelding 1). Bij twee derde is meestal ook het personeelsdossier digitaal beschikbaar. Een kleiner deel heeft daarnaast gereedschap voor rapportage en analyse. En maar twintig procent heeft faciliteiten voor declareren, werving & selectie, plannen en begroten.

Ruim 40% van de respondenten werkt met 2 of 3 applicaties en meer dan dertig procent zelfs met 4, 5 of nog meer (zie afbeelding 2). Dat is natuurlijk niet handig om integraal zicht te krijgen op HR-zaken. Gegevens uit verschillende applicaties laten zich vaak niet zomaar combineren omdat ze in verschillende formaten zijn opgeslagen. Daardoor zijn geen verbanden te leggen en voorspellingen te doen. Bovendien kunnen verzamelde gegevens snel verouderen, waardoor ‘verschillende versies van de waarheid’ ontstaan.

p13 landscape

Afbeelding 2: Aantal verschillende applicaties voor HR-processen

Hoe meer applicaties, hoe minder wendbaarheid
Organisaties die veel applicaties in gebruik hebben kunnen hun systemen en processen niet snel aanpassen (zie afbeelding 3). Dat blijkt uit de correlatie tussen het aantal applicaties en de benodigde tijd voor het doorvoeren van nieuwe wet- en regelgeving. Wat projecten rondom wetswijzigingen betreft is het grootste deel van de organisaties langer dan een maand bezig met het doorvoeren daarvan in de onderliggende systemen en processen.

Kanttekening is dat het inpassen van voorschriften sterk kan verschillen. De WKR is een project voor HR maar evengoed voor de financieel directeur omdat de financiële administratie een belangrijke rol speelt in de verwerking en controle op onkostenvergoedingen.

p14 landscape

Afbeelding 3: Snelheid van aanpassen wijzigingen in systemen en processen

Het helpt als de IT-architectuur flexibel is en software via de cloud kan de doorlooptijd voor een verandering enorm verkorten. Een leverancier van een SaaS oplossing kan bijvoorbeeld de aanpassing bij een wetswijziging in één keer aan alle gebruikers ter beschikking stellen.

 

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.

 

Stelling: De agenda van HR wordt bepaald door de waan van de dag

Bij HR2day hebben we contact met een grote verscheidenheid aan HR-managers. Ik zie hoe ze soms worstelen met de uitoefening van hun vak. Vaak voelen ze zich een duizenddingendoekje. Het operationele werk vraagt zo veel aandacht dat ze onvoldoende tijd hebben een strategische bijdrage te leveren aan de groei van de onderneming.

Maar hoe zit het nu echt? Hebben HR-managers eigenlijk wel tijd voor de doelstellingen van de directie? Of worden hun prioriteiten bepaald door de waan van de dag? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

57% van de HR-managers vindt dat ook

De meeste HR-managers vinden dat hun prioriteiten worden bepaald door de waan van de dag. Ze hebben het gevoel dat ze “geleefd” worden door de dagelijkse drukte en te weinig tijd hebben op strategisch niveau bij te dragen aan het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen. De managers die het niet eens zijn met de stelling maken er wel tijd voor, maar geven ook aan dat aandacht voor organisatieontwikkeling een dagelijkse uitdaging is. De hoeveelheid operationeel werk is en blijft hoog als veel administratieve taken bij HR blijven liggen.

De meest opvallende reacties uit beide kampen zijn:

Pro: de waan van de dag vraagt alle aandacht

  • ‘Prioriteiten willen nog eens verschuiven als gevolg van ad-hocbehoefte aan ondersteuning in het bedrijfsproces.’
  • ‘80% van de werkzaamheden zijn routinematig en zouden in een geautomatiseerde workflow gebracht moeten worden.’
  • ‘Je hebt met medewerkers te maken. Dat zijn geen producten of nummers. Zij bepalen voor een groot deel de agenda.’
  • ‘We hebben veel ad-hocwerk als gevolg van interne en externe veranderingen.’
  • ‘In een kleinere organisatie ben je als HR-manager vaak manusje-van-alles.’

Contra: er is wél tijd voor organisatieontwikkelingen

  • ‘Toegevoegde waarde van HR komt niet vanuit 
de waan van de dag maar door prioriteit te geven aan strategische en structurele aanpassingen of veranderingen.’
  • ‘Het is van groot belang dat de HR-manager zelf 
de rode draad vast houdt en niet te veel geleefd wordt door ad-hoczaken, zoals verzuim, employee relations, (dis)functioneren, escalaties etc. Het blijft echter een uitdaging om hiervoor tijd en aandacht te claimen 
in overleg met directie’
  • ‘De “waan van de dag” is voor een groot deel ook 
een afgeleide van de projecten en de gekozen strategie.’
  • ‘Dagelijkse drukte is een kwestie van planning. Je kunt het laten gebeuren maar er ook weerstand aan bieden.’

Ik ben benieuwd naar jouw mening. Wat vind jij? En waarom?

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.