tips voor de Business Controller bij pakketselectie

8 tips voor de Business Controller bij pakketselectie

Waar let de controller op bij een pakketselectie? 

In ons blog: Hoe kies ik de HR-software die bij ons past geven we je een vijf-stappenplan naar de succesvolle selectie van passende HR-software. Bij het opstellen en evalueren van de belangrijke eisen en wensen speelt ook de Business Controller een belangrijke rol (zie ook ons blog: Controller: Het vijfde wiel aan de wagen?). Maar waar let je nu op als Controller? We geven je 8 tips.

1- Efficiënte, consistente en veilige manier van vastleggen

Velen zullen het herkennen: Oplossingen waarbij de administratie van personeelsgegevens versnipperd is over verschillende systemen. Terwijl dit uiteindelijk juist volledig en op consistente wijze bij elkaar moet komen. Dit kost niet alleen veel tijd en moeite, maar vergroot tevens de kans op foutenaanzienlijk. In een ideale wereld wordt data echter bij de bron, letterlijk bij de medewerker, ingevoerd en daarna zoveel als mogelijk geautomatiseerd en realtime verwerkt in één en hetzelfde systeem. Met een duidelijk inzicht in wie wat gemuteerd heeft (traceability). Een Controller zal als eenmaal bewezen is dat het systeem zo werkt en dat de werking ook regelmatig getoetst wordt (certificering) volledig kunnen vertrouwen op de output van het systeem. Een last minder en bovendien is de informatie die nodig is sneller beschikbaar.

2- Organisatiemanagement en integrale autorisatie

Je HR-oplossing is eigenlijk het begin van alles (system of record). Zodra medewerkers in dienst komen, worden ze daarin geregistreerd waarna de in-dienst-processen volgen. Maar ook iedere wijziging en actie daarna, zoals beoordelingen, ziekmeldingen en een nieuwe functie, komen allemaal in de administratie terecht. En bij een functiewijziging moeten de daarbij horende bevoegdheden en rechten worden vastgelegd en geactiveerd. Als je dat doet, is het buitengewoon prettig als je er van op aan kunt dat alle processen de wijziging volgen. Dat de output die je uit het systeem haalt de organisatie- en autorisatiestructuur volgt. En als het nodig is, dat je een wijziging voor de toekomst kunt vastleggen en dat deze ook pas op die datum effectief wordt, zonder dat je dat zelf nog hoeft te bewaken. Ook dat geeft een veilig gevoel.

3- Ontkoppelen waar mogelijk, efficiënt koppelen waar nodig

De evidente voordelen van het werken met één HR-oplossing impliceert dat je streeft naar zo min mogelijk koppelingen. En tegelijk is het een gegeven dat er gekoppeld moet worden. Denk daarbij aan koppeling met de Belastingdienst, financiële toepassingen, allerlei Pensioenfondsen en Arbodiensten. Veilig en efficiënt koppelen kan als je een HR-oplossing hebt die uitwisselen op basis van API’s en webservices mogelijk maakt. Je bepaalt dan zelf op veldniveau welke gegevens je beschikbaar stelt of inleest, waarbij de autorisaties en organisatiestructuur volledig gevolgd worden zodat je volledige controle houdt over welke gegevens je uitwisselt en welke niet. En dat kan eigenlijk alleen als je een HR-oplossing hebt die werkt als één geheel. Op zich is dit een aandachtspunt voor IT, maar het kan geen kwaad om als Controller hier ook op te letten.

4- Compliance en continuïteit

Betrouwbaarheid van je systeem zorgt niet alleen voor een gerust gevoel, het is een in vele opzichten wettelijke plicht. Zeker daar waar het aankomt op de regels rond privacy. Ook HR-oplossingen zijn tegenwoordig bedrijfskritisch, medewerkers gaan er van uit dat het systeem overal en altijd toegankelijk is. Ook hier komt de rol van de Business Controller extra tot zijn recht omdat een hoge graad van betrouwbaarheid en beschikbaarheid op gespannen voet kan staan met de wens om de kosten binnen de perken te houden en ook wendbaar te blijven. Dus hoe maak je die afweging? Het is hierbij goed om je bewust te zijn van het feit dat systemen die nog werken volgens oude principes in dit opzicht vaak tegen de nodige beperkingen aanlopen. Alleen tegen niet geringe terugkerende kosten kan voldaan worden aan de eisen die je stelt ten aanzien van compliancy en continuïteit. Dus als Business Controller is het zaak hiermee rekening te houden in je business case voor een nieuwe, moderne HR-oplossing.

5- Een efficiënte manier van budgetteren

Hoewel soms wordt gepleit voor het volledig afschaffen van het budgetteringsproces, is dit in de praktijk nog maar mondjesmaat ook echt het geval. Omdat personeel voor veel bedrijven een van de grootste kostenposten is, is het kunnen beheersen en ook plannen van die kosten nog steeds enorm belangrijk. En hierbij vormt het HR-systeem de basis. Tegelijkertijd zien steeds meer organisaties dat dit efficiënter kan dan dat ze tot nu toe gewoon waren. Gedetailleerd begroten en rapporteren wordt steeds minder belangrijk en bij tussentijdse rapportages wordt volgens het 80/20-principe alleen naar de grootste en meest beïnvloedbare afwijkingen gekeken. Je wil je HR-oplossing dan ook volgens die principes kunnen inrichten. Hiervoor dient de benodigde informatie op een simpele en flexibele manier uit het HR-systeem te kunnen worden gehaald, waarbij ook hier weer de organisatie- en autorisatiestructuur wordt gevolgd, nu en in de toekomst.

6- Gestructureerde en juiste aanlevering aan het financiële systeem

De Business Controller is verantwoordelijk voor de juiste financiële vastlegging van alle feiten. Deze zijn nodig voor de totstandkoming van zowel de externe als de interne rapportages. Het grootboek is daarbij het uitgangspunt. Zoals gezegd vormen de personeelskosten een belangrijke post en dus is uitgebreid inzicht in deze kosten cruciaal. Niet zelden is het kunnen vertalen van de data in het HR-systeem naar de journaalposten voor het financiële systeem een crime. Te vaak heb ik ingewikkelde spreadsheets gezien die worden gebruikt en onderhouden om dit te kunnen realiseren. Of er worden zelfs speciale programma’s geschreven om de juiste financiële mutaties te kunnen samenstellen. Terwijl in principe alle informatie natuurlijk al aanwezig zou moeten zijn in het HR-systeem en dus geautomatiseerd aangeleverd moet kunnen worden. Hier goed naar kijken bij de selectie van de HR-oplossing kan dus een behoorlijk rendement opleveren!

7- Rapportages en analyses

Veel van de rapportages en analyses voor HR focussen puur en alleen op de HR-processen. Bij voorkeur heb je dan een HR-oplossing die voorziet in functionaliteit om deze informatie direct te ontsluiten aan de verschillende stakeholders. Zonder dat daarvoor nog handmatig acties nodig zijn en waarbij het ook hier weer belangrijk is dat de zorgvuldig ingerichte organisatie- en autorisatiestructuur wordt gevolgd. Als dat niet het geval zou zijn, is de tooling onbruikbaar voor de meeste gebruikers. Hierbij geldt bovendien dat de benodigde informatie intuïtief moet kunnen worden benaderd. Want als het ingewikkeld is, zullen gebruikers al snel afhaken. En in plaats van het zelf te doen, zullen ze de Business Controller benaderen toe met het verzoek de informatie aan te leveren. Dus in het kader van zijn eigen effectiviteit, doet hij er goed aan dit mee te nemen in zijn selectieproces.

8- Business case

En dan is daar nog het beoordelen van de eenmalige en de terugkerende kosten van een nieuw systeem dat bij elk selectieproces een factor van betekenis is. Vaak wordt hier ten onrechte vooral of soms uitsluitend gekeken naar de kostenkant. Terwijl de invoering van een modern HR- en salarissysteem vaak juist ook aanzienlijke kostenbesparingen oplevert. Dus alleen naar de out of pocket-kosten kijken, doet geen recht aan het hele verhaal en is als het vergelijken van appels met peren. Besparingen die met een nieuwe HR-oplossingen gerealiseerd kunnen worden, zitten vooral in het veel efficiënter kunnen werken. Maar ook in minder fouten en in het sneller kunnen beschikken over betrouwbare informatie wat tot betere beslissingen leidt.

Integrale benadering leidt tot afgewogen business case

Een organisatie doet er verstandig aan om de Business Controller te betrekken bij de selectie van een nieuwe HR-oplossing, omdat dit de kans vergroot dat je dan een afgewogen business case krijgt. De Business Controller zal vanwege de verschillende rollen die hij vervult bovenstaande acht punten doorgaans namelijk allemaal ter beoordeling meenemen in zijn overwegingen bij de selectie van een nieuwe HR-oplossing. Juist omdat de Business Controller financieel expert, sparringpartner voor de business en risicobeheerder ineen is, kan hij de verschillende acht punten integraal benaderen.

rol van de Business Controller bij pakketselectie

Is de Business Controller het vijfde wiel aan de wagen?

De rol van de Business Controller bij een HR-pakketselectie

Als het gaat om de stakeholders die betrokken zijn bij de selectie van een HR-oplossing, worden er doorgaans vier doelgroepen of persona’s onderkend: de HR manager/directeur, de HR Business Partner, de HR Professional en natuurlijk de medewerker zelf. Er is echter nog een vijfde rol die vreemd genoeg haast nooit wordt genoemd: de Business Controller. Is de controller daarmee het vijfde wiel aan de wagen? Of zijn er redenen om de controller uit de schaduw te halen bij het selecteren van een nieuwe HR-oplossing?

Uit de schaduw

De vraag stellen, is ‘m beantwoorden. Die redenen zijn er namelijk wat mij betreft zeker. Want hoewel de HR-directeur om evidente redenen wordt gezien als de persoon die primair verantwoordelijk is voor de vertaalslag van strategie naar HR-beleid, is voor het doorrekenen in harde cijfers iemand nodig die financieel goed onderlegd is. Om de toegevoegde waarde van de Business Controller bij de selectie van de HR-oplossing te begrijpen is het goed om te kijken naar de rol en competenties die horen bij deze functie en of deze veranderd zijn ten opzichte van twintig jaar geleden.

Het geweten van de organisatie

Wat mij persoonlijk vooral is bijgebleven uit mijn studie tot Business Controller is dat de rol van Business Controller niet altijd makkelijk is. Destijds werd deze omschreven als “het geweten van de organisatie”. Dit had alles te maken met de spagaat waarin je als Business Controller terecht kunt komen. Omdat je enerzijds ondernemers helpt om mee te denken in kansen, terwijl je er tegelijkertijd voor moet waken dat het financieel allemaal haalbaar en verantwoord blijft. En dan word je ook nog gevraagd mee te denken in termen van risico’s. Ga er maar aan staan! Als ik kijk waar we nu staan, is er niet veel veranderd. In tegenstelling tot twintig jaar geleden zie ik dat het vandaag de dag eerder regel dan uitzondering is voor bedrijven om een Business Controller in dienst te hebben. Maar of de Business Controller nu ook echt altijd wordt gezien als die adviseur en ook als zodanig wordt betrokken, durf ik te betwijfelen.

Rol van sparring partner

Wel kun je zonder enige twijfel stellen dat de Business Controller in eerste aanleg vooral een goede financieel expert moet zijn. Maar Controllers hebben anno 2017 een veel bredere rol dan enkel achteraf informatie verzamelen, analyseren en rapporteren. De moderne Business Controller ondersteunt, adviseert, kijkt vooruit en is dus idealiter sparring partner van het management. Daar ligt zijn echte toegevoegde waarde.

Effectief sturen

Bij de rol van adviseur hoort ook dat er op een effectieve manier gestuurd kan worden. Niet extrapoleren vanuit het verleden, maar sturen op basis van normen. Normen die eenvoudig bijgesteld kunnen worden als daar aanleiding voor is. Want de wereld verandert snel en daar moet je op kunnen inspelen. En dan is er ook nog de trend om meer “los te laten”, meer vertrouwen neer te leggen bij het management en te sturen op hoofdlijnen. Daar ligt dan weer een rol voor HR. Want hoe zorg je dat deze vorm van leidinggeven ook daadwerkelijk wordt toegepast?

Rol van risicobeheerder

Dan is er nog de Business Controller in de rol van risicobeheerder. Vrijwel alle organisaties moeten tegenwoordig immers aantonen compliant te zijn, ze moeten persoonsgegevens veilig stellen en ze moeten kunnen aantonen dat ze gegevens consistent en veilig verwerken en vastleggen.

Afwegen en overtuigen

Een van de leukste onderdelen van mijn opleiding vond ik destijds het onderdeel communiceren en adviseren. Want zoals gezegd, je bent als Controller het geweten van de organisatie. Je weegt aspecten die nogal eens op gespannen voet met elkaar staan af. Met verschillende stakeholders met ieder hun eigen belangen. Dan moet je niet alleen je feiten paraat hebben, maar ook kunnen overtuigen.

De beste stuurlui staan aan de wal?

De controller is het financiële geweten die dan misschien het vijfde wiel is, maar dan wel het stuurwiel waarmee als het nodig is tijdig bijgestuurd kan worden. Mijn advies is derhalve: betrek de Business Controller altijd bij het selectieproces van een nieuwe HR-oplossing, en dan niet pas op het einde, maar vanaf het begin. De Business Controller kan door de verschillende rollen die hij heeft zorgen voor een integrale blik, waardoor het eerder zal gaan over toegevoegde waarde van een nieuwe oplossing en niet alleen over de kosten. Gebruik de expertise van de Controller ook om de risico’s af te wegen die een keuze met zich meebrengt.

Betrek de Business Controller voor een integrale blik op HR

En als na de selectie en een succesvolle implementatie de wagen succesvol op de weg is, blijf de Controller dan om advies vragen. Met de medewerker als uitgangspunt, kan in eendrachtige samenwerking met het HR-management de juiste koers worden gehouden.

betrokken medewerkers

Vier manieren om voor betrokken medewerkers te zorgen

Het is absoluut geen hogere wiskunde: medewerkers die zich betrokken voelen bij hun bedrijf en collega’s, hebben een positieve uitwerking op het bedrijf als geheel. Maar ondanks dat de voordelen overduidelijk zijn, is er nog altijd een groot aantal bedrijven dat niet adequaat inzet op het vergroten van de medewerkersbetrokkenheid.

Vind in het Nederlandse bedrijfsleven maar eens een medewerker zonder smartphone. Dat zal niet meevallen: vier op de vijf mensen heeft een smartphone op zak, en meer dan de helft van die mensen gebruikt deze om hun sociale media bij te houden. De moderne medewerker is eraan gewend altijd en overal connected te zijn. Hij of zij weet op ieder moment van de dag hoe het met vrienden aan de andere kant van de wereld gaat, maar als er op kantoor één kamer verderop een geweldig succes door een collega wordt geboekt, blijft dat vaak onopgemerkt. Dat is zonde, en onnodig. Want die onwetendheid is gemakkelijk te verhelpen.

1) Zorg dat medewerkers weten wat er van ze wordt verwacht

Medewerkers die gelukkig zijn in hun werk, hebben de energie bij te dragen aan de doelen van een bedrijf. Dit lijkt een inkoppertje, maar ik noem het omdat ik in nog veel te veel bedrijven zie waar blijkt dat op de werkvloer niet duidelijk is wat die bedrijfsdoelen dan zijn – laat staan dat duidelijk is wat medewerkers persoonlijk kunnen bijdragen aan die doelstellingen. Op het moment dat medewerkers voorzien worden van feedback in relatie tot de bedrijfsdoelstellingen, zullen zij die concrete bijdrage aan de resultaten van een bedrijf ook veel gemakkelijker kunnen leveren. Een bedrijf moet medewerkers het gevoel geven dat ze invloed hebben en ertoe doen. Medewerkers die zich in een veilige omgeving weten waarin naar ze wordt geluisterd, zijn veel productiever.

2) Zorg dat medewerkers weten wat de klant wil

Om klanten goed van dienst te kunnen zijn, is het belangrijk om te weten wat de klant wil. Niet alle medewerkers hebben op dagelijkse basis contact met de klant, maar dat is ook niet nodig, zolang medewerkers die over de relatie gaan er maar in slagen de wens van de klant inzichtelijk te maken voor collega’s op andere afdelingen en met andere taken. Zo lang medewerkers zien dat ze voor de klant werken en weten welk vraagstuk of probleem ze met hun dagelijkse werkzaamheden helpen oplossen, zullen ze ook meer betrokken raken. Juist het betrekken van anderen, kan leiden tot nieuwe ideeën en inzichten en tot verrassende resultaten.

3) Zorg dat medewerkers willen blijven

Eén van de allergrootste misverstanden over medewerkers die een bedrijf verlaten voor een nieuwe baan, is dat ze dat doen voor het geld. Ongetwijfeld is er een klein percentage van het totaal dat puur om die reden van werkgever wisselt, maar de meerderheid verlaat een organisatie niet om financiële redenen: die doet dat vanwege het gebrek aan (doorgroei)mogelijkheden. Zorg dat op zijn minst duidelijk is welke mogelijkheden er voor de individuele medewerker zijn; nog beter is het om een concreet groeipad uit te stippelen.

4) Zorg voor een inzichtelijk HR-systeem dat verbindt

Veel organisaties werken nog met een HR-oplossing die bedoeld is voor het vastleggen van transacties, zoals het salaris inzien, of het indienen van verlofaanvragen. Die HR-oplossing is daarom ook alleen maar daarop ingericht. Natuurlijk zijn die transacties evengoed belangrijk en moeten ze goed geregeld worden, maar je creëert er geen verbondenheid mee. Pas als bedrijven ook kunnen regelen dat voor elke medewerker met een paar klikken inzichtelijk wordt wat hij of zij én zijn of haar collega’s bijdragen aan een organisatie, zal er veel sneller een gevoel van verbondenheid met het bedrijf en elkaar ontstaan. Relevante informatie die overal beschikbaar is, leidt tot betrokken medewerkers. Dat zorgt voor een toename van de toegevoegde waarde van een organisatie.

HR-software

Hoe kies ik de HR-software die het beste bij ons past? … 5 stappen naar succes

In 5 simpele stappen naar de juiste keuze

Vroeger was het leven makkelijker als je nieuwe HR-software zocht: je ging naar een van de P&O beurzen in een congrescentrum naar keuze, bezocht wat stands en workshops en je ging naar huis met een globaal idee van de drie meest voor de hand liggende oplossingen voor jouw problematiek. Die drie nodigde je uit voor een keuzeproces en je selecteerde de partij die het beste paste.

Maar tegenwoordig tik je een aantal criteria bij Google in en word je overstelpt met zoekresultaten, advertenties, campagnes en allerhande vervolgmail. De ene oplossing lijkt nog beter te passen dan de ander. Maar ze allemaal uitnodigen is onbegonnen werk, dat red je nooit. En er willekeurig drie uitkiezen brengt het risico met zich mee dat je net degene mist die het beste past. Wat nu?

In 5 stappen naar succes

In mijn ervaring zijn er vijf simpele stappen die je helpen bij het vinden van de juiste oplossing:
Stap 1: Bepaal wat je belangrijk vindt
Stap 2: Maak een longlist
Stap 3: Maak een shortlist
Stap 4: Ervaar en vergelijk
Stap 5: Bepaal je keuze

Je kunt je bij je keuze laten ondersteunen door een extern adviseur. Afhankelijk van de omvang, de beschikbare tijd en aanwezige expertise in je organisatie kun je deze stappen ook prima zelf uitvoeren.

Stap 1: Bepaal wat je belangrijk vindt
Het lijkt een open deur, maar dit is echt de allerbelangrijkste stap, die daarom ook een goede voorbereiding vergt. De crux zit hem in het woord: “belangrijk”. Want door belangrijke van minder belangrijke zaken te onderscheiden, kun je later in het proces makkelijker kiezen.

Maak het jezelf in deze fase van het proces nog niet te moeilijk. Focus op de echt belangrijke zaken en benoem die als eis. Bijvoorbeeld functionaliteit, technische of organisatorische randvoorwaarden. Denk aan dingen als:

  • Alle medewerkers moeten toegang hebben tot hun eigen dossier en zelf transacties kunnen starten;
  • Leidinggevenden moeten inzicht hebben in het dossier van hun medewerker;
  • Ik wil altijd en overal kunnen werken;
  • Ik wil een verlofproces dat ook mijn cao ondersteunt;
  • Ik wil niet alleen verzuimtaken volgens de Wet verbetering Poortwachter, maar ook eigen taken toevoegen; en
  • Ik wil integrale HR-analyses kunnen maken.

Dingen die je ook belangrijk vindt, maar misschien nog niet direct of die minder kritisch zijn, benoem je als wens. Op deze manier dwing je jezelf om duidelijke keuzes te maken.

Een van de grootste valkuilen bij deze stap is dat je je te veel te richt op alles wat er nu fout of niet goed genoeg gaat. Neem daarom ook de tijd om stil te staan bij de dingen die wel goed gaan. Die hoeven namelijk niet allemaal vanzelfsprekend te zijn bij andere software. En als ze belangrijk zijn, moet je ze zeker opnemen in je eisenlijst.

Stap 2: Maak een longlist

Als je goed in kaart hebt gebracht wat je eisen en wensen zijn, begin je een marktverkenning. Gebruik de belangrijke eisen die je hebt geformuleerd als zoekwoorden op internet. Probeer verschillende combinaties en laat je niet verleiden om op de betaalde advertenties te klikken. Vorm een beeld van de leveranciers die de functionaliteit bieden die jij nodig hebt. Websites van mogelijke leveranciers bevatten doorgaans veel informatie over de functionaliteit van hun oplossingen en de klanten die daar reeds gebruik van maken. Ook zijn er allerlei HR-fora en discussiegroepen waar je je oor te luister kunt leggen.

Op deze manier kun je een lijst opstellen van zo’n tien partijen. Dat lijkt wellicht veel, maar is in deze fase helemaal niet erg. Want door in deze fase breed de markt te verkennen op basis van de voor jou relevante criteria, vergroot je de kans dat je uiteindelijk die software kiest die het beste bij je past.

Stap 3: Maak een shortlist

Om de longlist terug te brengen tot drie of vier partijen, kun je ze een vragenlijst sturen die betrekking heeft op jouw eisen en wensen. Als je die vragen in een spreadsheet verwoordt met achter iedere vraag de kolommen: “Standaard functionaliteit” en “Toelichting”, dwing je leveranciers tot de antwoorden: “Ja/Nee” en geef je ze de kans dat antwoord verder toe te lichten. Zelf kun je zo de antwoorden van de verschillende leveranciers eenvoudig vergelijken en een ranglijst opstellen.

Maak vooral duidelijk welke punten voor jou een echte eis zijn en welke een wens. Een leverancier kan zelf prima inschatten of zijn functionaliteit in voldoende mate aansluit op jouw allerbelangrijkste punten. Hierdoor bereik je ook dat niet alle leveranciers een inhoudelijke reactie zullen sturen. Dat scheelt jou weer werk in de evaluatie van alle antwoorden.

Stap 4: Vergelijk in detail

In stap 3 heb je de keuze teruggebracht tot ongeveer drie partijen. Ieder van deze partijen is in theorie geschikt als mogelijke kandidaat. Maar nu gaat het erom de oplossing te selecteren die het beste past. Daarvoor is het nodig de verschillende aanbieders en hun oplossingen meer in detail te gaan beoordelen. In deze fase is het in ieder geval belangrijk echt kennis te maken met werkende software.

Leveranciers hebben vaak een voorkeur om jou iets te laten zien dat zij hebben voorbereid, oftewel de standaard demo. Maar jij hebt er meer aan als je zelf kunt ervaren hoe de functionaliteit op de voor jou relevante onderdelen werkt. Hiertoe zou je de leveranciers een lijst kunnen geven van enkele processen die je gedemonstreerd wilt hebben. Zo dwing je de leveranciers aan te tonen dat hun software ook daadwerkelijk bij jouw eisen en wensen aansluit. Kies daarbij die processen die je nu veel werk bezorgen, of vaak voorkomen, zoals:

  • Invoeren van een nieuwe medewerker tot en met de eerste salarisbetaling;
  • Verlof aanvragen en goedkeuren;
  • Salarisverhoging aanvragen en verwerken;
  • Verzuimmelding en WvP-acties uitvoeren; en
  • Talenten zoeken en benoemen in een nieuwe functie.

Nodig de overgebleven leveranciers uit deze processen te demonstreren aan een team van gebruikers en beslissers. Overleg vooraf goed met elkaar hoe je het getoonde gaat beoordelen. Let je op elementen zoals gebruiksvriendelijkheid, of vooral op eenvoud van verwerken? Dat vooraf afspreken is heel belangrijk, want de leveranciers gaan proberen jou en je mensen te beïnvloeden, op zo’n manier dat je vooral gaat letten op punten die in het voordeel van die betreffende leverancier zijn. Dus blijf vooral letten op de voor jou belangrijke punten!

Bedenk daarbij met name wie de belangrijkste doelgroep en gebruikers zijn. Alle medewerkers van je organisatie krijgen uiteindelijk toegang, maar de meesten zullen maar enkele processen gebruiken. Leidinggevenden, maar vooral ook administratieve gebruikers, gebruiken de software dagelijks. Voor hen is het dus cruciaal dat hun processen goed en eenvoudig worden ondersteund.

Besteed ook tijd aan andere zaken, zoals het functioneel beheer dat nodig is. Hoe gaat de leverancier om met wijzigingen en vragen? Verdiep je in deze fase ook in het verdienmodel van de leverancier. Betaal je alleen voor het gebruik van software? Of ook voor iedere toekomstige wijziging in bijvoorbeeld een workflow?

Deze laatste elementen laten zich ook goed onderzoeken door een referentiebezoek. Leveranciers geven nooit ontevreden klanten als referent, dus je krijgt vast te horen dat de referent tevreden is. Gebruik het referentiebezoek daarom vooral om te beoordelen hoe de functionaliteit in het echt wordt ingezet en welke aanvullende ondersteuning de leveranciers geeft. Zo kun je je een compleet beeld vormen.

Stap 5: Bepaal je keuze
Na deze vier stappen ben je in staat je keuze goed te onderbouwen en kun je die HR-software kiezen die het beste bij jou past. Nodig die leverancier uit voor de laatste stap: het bespreken en afsluiten van het contract. Daar komt ook nog van alles bij kijken, maar daar ga ik in een volgend artikel nader op in.

Eind goed, al goed?!

Je zult merken dat de partijen die op het laatst zijn afgevallen nog hun best zullen doen tot een evaluatiegesprek te komen of zelfs een poging wagen je alsnog op andere gedachten te brengen. Zo´n evaluatiegesprek is altijd nuttig. Het geeft je de kans open en transparant feedback aan leveranciers te geven. Die kunnen daar hun voordeel mee doen en wellicht krijg jij nog nieuwe inzichten die van belang zijn bij de implementatie van de door jouw gekozen oplossing.

Als een van die partijen er onverhoopt in slaagt je alsnog van mening te doen veranderen, heb je blijkbaar ergens in het proces iets niet helemaal zorgvuldig gedaan. Mocht deze situatie zich voordoen, dan zou ik je willen adviseren in het hele proces minimaal één stap terug te zetten. Zo geef je jezelf de kans alles opnieuw goed af te wegen. Je wilt immers zeker weten dat je ook echt de goede keuze hebt gemaakt, voor de korte én lange termijn.

Eerder verscheen dit blog in PWnet.

Help de HR business partner

Help! Een HR Business Partner… 7 handige tips om te overleven

Deze titel is voor tweeërlei uitleg vatbaar; de HR Business Partner die uitkomst biedt of juist een uitroep van schrik als de HR Business Partner de afdeling op komt. Bij veel bedrijven gaat het om het laatste. Dit heeft doorgaans niet met de persoon of diens functioneren van doen, als wel met het feit dat hij of zij niet zichtbaar genoeg is binnen de organisatie. Onbekend maakt immers onbemind. Bovendien snapt lang niet iedereen de rol en beoogde toegevoegde waarde van deze rol – laat staan dat er begrip is voor de vaak lastige situatie waarin de HR Business Manager zich bevindt, met aan de ene kant hoge verwachtingen en aan de andere kant beperkte middelen om die verwachtingen te realiseren.

Over de rol van de HR Business Partner is goed nagedacht. Het alom bekende en geroemde Ulrich-model, dat dit jaar zijn 20e verjaardag viert, is door veel bedrijven geïmplementeerd. In dit model zijn de transactionele activiteiten centraal belegd in een HR Shared Service Center (SSC) of centrale HR-afdeling, met als doel de HR-organisatie effectiever te maken. De traditionele HR-adviseurs hebben daarin de rol van HR Business Partner gekregen. Dit alles moet de business helpen met de meer complexe HR-vraagstukken, zodat meer waarde kan worden toegevoegd aan de organisatie.

Dat klinkt en is allemaal logisch, maar de hooggespannen verwachtingen komen helaas lang niet altijd uit. Dat komt onder meer omdat er door dit model eilanden zijn gecreëerd. Het SSC is vooral taakstellend en gericht op efficiëntie en kostenverlaging. Niet vreemd als je je bedenkt dat 55 procent van de directies zich focust op kostenbesparing (Benchmarkonderzoek ICT en HR, 2015).

Terwijl de business juist naar buiten is gericht. Klanten vragen continu om nieuwe diensten en producten. Want de wereld verandert. Daar past voor hun gevoel geen standaardoplossing bij. En wie zit er tussen deze twee vuren in, mag het uitleggen en moet daarom dynamisch zijn en denken? Precies, de HR Business Partner…

Ingeklemd tussen ‘willen’ enerzijds en ‘kunnen’ anderzijds ervaart de HR Business Partner vaak het gevoel dat hij of zij de controle verliest. Wat daar in feite achter zit, is dat hij of zij zijn nieuwe rol lastig vindt. Daarom vluchten zij liever in veilige administratieve werkzaamheden die direct meetbaar zijn en waarvan ze weten dat als dat niet op orde is, de mensen gaan klagen.

Het gevolg is dat er gebrekkig wordt samengewerkt, terwijl het model juist alleen werkt als de verschillende eilanden samen optrekken! Dat het SSC of de centrale HR-afdeling vaak niet op dezelfde locatie is gevestigd als waar de HR Business Partners werken, bevordert dat gevoel van verbondenheid evenmin.

Help de HR Business Partner

Hoewel er in de basis dus niets mis is met de rol van de HR Business Partner, komt dit in de praktijk lang niet altijd goed uit de verf. Het management kan het leven van de HR Business Partner op meerdere manieren eenvoudiger maken.

1) Zorg voor steun van bovenaf
Een HR Business Partner heeft een kwetsbare positie: ingeklemd tussen ambitieuze doelstellingen van de directie en de praktische vragen vanuit de business. Het kan dan ook geen kwaad als het management aan de organisatie duidelijk maakt dat ze geloven in de HR Business Partner als bruggenbouwer tussen HR en de business.

2) Manage de verwachtingen
Tevens is het belangrijk dat de verwachtingen ten aanzien van de verschillende rollen van HR worden gemanaged. Natuurlijk mogen medewerkers eisen stellen, maar dan moeten die eisen wel reëel zijn en gebaseerd op de juiste uitgangspunten. Dus moeten medewerkers weten wat ze precies van de HR Business Partner mogen verwachten, waar diens uitdagingen liggen, en misschien ook wat ze niet voor je kunnen oplossen.

3) Verlos ze van administratieve rompslomp
Een van de effectiefste manieren om de HR Business Partner geloofwaardiger te maken is door ervoor te zorgen dat deze niet meer wordt gezien als de klassieke medewerker van de personeelsadministratie die druk is met administratie en interne HR-aangelegenheden.

4) Stel de HR Business Partner in staat medewerkers blij te maken
Medewerkers zijn de klanten van de HR Business Partner. En om je klant te voelen, moet je je gehoord voelen. Medewerkers willen op hun werk graag dezelfde mogelijkheden als thuis. Als ze die niet hebben, dan zullen ze al snel bij de HR Business Partner op de deur kloppen om zich te beklagen. Zij willen hun carrière kunnen plannen zoals je een route bepaalt in Google Maps: intuïtief, en zonder moeilijk gedoe.

5) Zorg dat medewerkers zich HR-klant voelen
Dit kan door ze te betrekken vanaf moment dat ze in dienst komen. Het mag niet stoppen na een goed georganiseerde onboarding: bied ze alle middelen die nodig zijn om bij te blijven en zich te ontwikkelen, coach ze en betrek ze waar mogelijk. Want betrokken medewerkers dragen meer bij aan het succes van een organisatie.

6) Faciliteer optimale communicatie
Het is van het allergrootste belang dat alle onderdelen binnen HR op een frequente en goede manier met elkaar kunnen communiceren. Alleen op die manier kan de dienstverlening naar de uiteindelijke klant zo effectief en efficiënt mogelijk verlopen. Zorg dus dat die communicatie op een eenvoudige en zo slim mogelijke manier kan plaatsvinden -ook hier zoals medewerkers dat privé doen. Dus door bijvoorbeeld te chatten, eenvoudig te kunnen liken, reageren etc. En uiteraard geïntegreerd in de HR-applicatie, voor alle processen en overal en altijd beschikbaar.

7) Bied inzicht en mogelijkheden tot analyse
De HR Business Partner is er vooral ook om te adviseren. Dat lukt het best op basis van feiten. Geef ze die feiten daarom ook: actueel, uiteraard compleet, juist en gemakkelijk toegankelijk, en to-the-point. Maak het mogelijk om de getoonde informatie eenvoudig te analyseren en waar nodig een doorkijk te maken naar de toekomst.

Geen onwil maar onmacht

Als een HR business partner niet goed uit de verf komt, komt dat zeker niet voort uit onwil: het is eerder onmacht. Als je wel de taken krijgt, maar niet de middelen, is dat frustrerend. Zeker als je in de basis ervan overtuigd bent dat het kan werken. Hulp is dus nodig. En mogelijk, zoals uit bovenstaande punten blijkt.

Het ontbreekt soms nog aan de uitvoering. En inmiddels is er ook voldoende inzicht om de noodzakelijke verbeteringen door te voeren. Dat kan door de inzet van moderne HR-cloudtechnologie. Bied de HR Business Partner het juiste HR-instrumentarium. Daarmee kunnen de medewerkers, de klanten van de HR Business Partners, overal en altijd tot actie overgaan. De HR Business Partner heeft dan de juiste informatie ter beschikking om het voor de business zo belangrijke advieswerk goed uit te kunnen voeren.

Eerder verscheen dit blog in HR Praktijk.

“Waarom willen jullie liever niet schaduwdraaien?” Over wiskunde en een stripverhaal

Ik ben gestopt met tellen, maar die vraag heb ik de laatste jaren al zeker honderd keer beantwoord. Op de een of andere manier vinden veel mensen het heel bijzonder dat wij in onze implementatie-aanpak liever geen schaduwdraaiperiode (mooi scrabblewoord ook) inplannen. Ik begin mijn antwoord vaak met een tegenvraag: “Als je een nieuwe wasmachine koopt, ga je toch ook niet de eerste maand alles ook nog eens in de oude machine wassen om te kijken of het wel net zo schoon wordt?”.

Schaduwdraaien geeft zekerheid….

Natuurlijk weet ik best dat het draaien van de was met een machine heel iets anders is dan schaduwdraaien. Daar gaat het niet om. Waar het wel om gaat: schaduwdraaien doen we omdat mensen denken dat het extra zekerheid geeft. Dat is vaak ook zo.

…maar is wel heel inefficiënt.

Maar het is wel een uitermate inefficiënte manier om aan die (vaak beperkte) extra zekerheid te komen. Ga maar na. Schaduwdraaien gebruiken we om de verwerking van mutaties in het huidige systeem en het nieuwe systeem met elkaar te vergelijken. Dat betekent dubbele invoer, maar vooral heel veel controlewerk. En dat controlewerk bestaat vooral uit het verklaren van verschillen. Want het nieuwe systeem verwerkt vaak dingen net anders dan het oude. Omdat je mutaties nu op een andere manier kan invoeren. Of omdat in het oude salarissystemen destijds inrichtingskeuzes gemaakt moesten worden die eigenlijk niet helemaal juist waren. De hoeveelheid uitzoekwerk om die verschillen te verklaren is vaak enorm. En wanneer plannen we die die schaduwperiode? Juist, niet al te ver voor de geplande go-live datum, want dan pas is de implementatie ver genoeg gevorderd. Dus in plaats van dat iedereen zich richt op het zo goed mogelijk leren werken met het nieuwe systeem, zijn ze bezig met het arbeidsintensief en foutgevoelig dubbel invoeren van alle mutaties en het uitzoeken van verschillen. Zo gaat in een cruciale periode kostbare tijd verloren. Vandaar dat wij liever niet schaduwdraaien.

Dat pakken wij slimmer aan: met wiskunde en een stripverhaal

We vinden ook dat je bij de overgang naar een nieuw systeem helemaal zeker moet zijn dat de verwerking van het nieuwe systeem foutloos gaat zijn. Dus hebben wij een aanpak gekozen die werkt met enkele simpele wiskundige principes en is geïnspireerd door onze lievelingsstrip: De Familie Doorzon van Gerrit de Jager. Voor wie deze strip niet kent: de Familie Doorzon is een niet zo doorsnee Nederlands gezin, waarin ieder gezinslid een deel van de Nederlandse samenleving representeert. Een doorsnee blanke man, een jonge vrouw, een homoseksueel, een allochtoon, etc. Zo stellen wij ook de medewerkerspopulatie bij onze klanten voor: als een Familie Doorzon. Een groep van 10 – 25 medewerkers representeert zo’n 80% van de hele medewerkerspopulatie. Daarin zitten geen uitzonderlijke gevallen, gewoon de groep meest voorkomende medewerkers. Van die groep medewerkers nemen we dan alle mutaties van het hele jaar tot dan toe. En verwerken die volledig in ons systeem. Niet alleen enkele maanden, maar een heel jaar. En niet alleen de loonstroken, maar ook de aangiftes en de journaalposten. En die vergelijken we allemaal met de originele situatie. We passen de inrichting aan waar nodig en gaan net zo lang door tot alles tot op de laatste cent klopt of verklaarbaar is.

Dat biedt drie voordelen

Het eerste voordeel is dat we dit al doen aan het begin van het project, niet aan het einde. Zo weet je als klant in de meeste gevallen al binnen twee weken dat 80% van de verwerking in de nieuwe situatie klopt. Want omdat die groep medewerker vergelijkbaar is met de Familie Doorzon die volledig is doorgerekend, weet je dat die grote groep klopt. Van mutatie tot journaalpost. Zo heb je al vroeg in het project een fijn gevoel van zekerheid. En heb je basis en de rust om aan de uitzonderingssituaties te werken.

Het tweede voordeel is dat je daardoor tijd overhoudt om aan andere dingen te besteden. Je kunt een grotere scope aan, of je kunt meer scenario’s proberen. Of gewoon minder tijd aan de implementatie besteden, dat kan natuurlijk ook. In ieder geval zijn ook de externe kosten lager. Want ook onze kosten zijn lager, omdat we slimmer werken.

Het derde voordeel is dat je veel gefundeerder dan bij schaduwdraaien een afgewogen besluit kunt nemen om wel of niet het nieuwe systeem in gebruik te nemen. Omdat je van ongeveer van 80% van je populatie al vroeg zeker weet dat het goed zal gaan, kun je alle uitzonderingen en moeilijke situaties stuk voor stuk beoordelen en vergelijken. Ook hier kiezen we zo veel als mogelijk het representatie mechanisme (‘maatmannen’), maar daardoor bouw je stap voor stap een steeds grotere zekerheid omtrent de kwaliteit van de verwerking op. Zelfs in het geval dat één bepaalde uitzonderingssituatie niet kloppend te krijgen is, weet je dat al ruim voor live gaan. En kun je tijdig een work-around inrichten.

Maar doen jullie het dan echt nooit?

We proberen goed uit te leggen dat het echt geen extra zekerheid biedt, maar ook wij hebben bij een paar klanten toch schaduwgedraaid. Die klanten hadden zo veel nare ervaringen opgedaan met eerdere leveranciers, dat ze ons niet geloofden en toch een schaduwperiode wilden. Voor de extra zekerheid. Dan doen we dat natuurlijk. Want geloof laat zich moeilijk wiskundig ontkrachten. Ook niet met een stripverhaal.

Technologie en organisatiecultuur cruciaal voor job crafting

Jezelf blijven ontwikkelen is de afgelopen jaren steeds meer een must geworden voor werknemers. In veel organisaties gaan werknemers op zoek naar mogelijkheden om zich te ontwikkelen en hun eigen (loop)baan vorm te geven. Deze trend, ook wel ‘job crafting’ genoemd, wordt echter niet altijd voldoende gefaciliteerd door de werkgever. Dat is jammer, maar niet geheel onlogisch. In veel organisaties moet eerst aan een aantal voorwaarden worden voldaan.

Job crafting staat min of meer voor de acties die werknemers nemen om hun werk vorm te geven door veranderingen te initiëren op het gebied van taakeisen (job demands) en werkmiddelen (job resources). Mensen zien zichzelf niet langer als passieve ontvangers van informatie van hun werkomgeving, maar geven hun werk zelf vorm op een manier die aansluit op hun persoonlijke kennis, kunde en behoeften: wie ben ik, wat kan ik, en waar wil ik in mijn werk naartoe.

Dit vereist ook wel wat van de werkgever: deze werknemers verwachten meer dan een halfjaarlijkse beoordeling, en hebben behoefte aan een duidelijk ontwikkelingstraject. Daarin moeten meer dan enkel scholingsbudget en cursusaanbod worden vastgelegd. Werknemers moeten bijvoorbeeld kunnen zien welke cursussen ze kunnen volgen om aan bepaalde competenties te werken en inzicht krijgen in de competenties die ze nodig hebben om in aanmerking te komen voor bepaalde interne vacatures. Daarvoor moeten door de werkgever grote stappen worden genomen – in het bijzonder op het gebied van techniek en organisatiecultuur.

Zorg voor een werkplek die up-to-date is
Waar werknemers in hun eigen tijd beschikken over de nieuwste (online) software, zoals Facebook of Gmail, is daarvan op de werkplek meestal geen sprake. Thuis hebben we de nieuwste gadgets en features altijd en overal onder de duim, maar op onze werkplek vinden we een langzame pc die gevoelsmatig altijd aan onderhoud of updates toe is. Er is de afgelopen jaren duidelijk sprake van scheefgroei in de kwaliteit van professionele en privésoftware. Privésoftware werkt zichzelf voortdurend ongemerkt bij, terwijl zakelijke en lokaal geïnstalleerde pakketten vaak een stuk lastiger up-to-date te houden zijn.

Centraliseer de gegevens
Daarnaast is er, zeker in het geval van oplossingen voor HR, sprake van enorme versnippering in software. Dat is een gevolg van de uiterst complexe wet- en regelgeving waaraan het voeren van personeels- en salarisadministratie onderhevig is. In de loop der jaren is er een wildgroei aan verschillende leveranciers ontstaan die elk een specifiek gedeelte van HR in een specifieke sector ondersteunen. Als een bedrijf daarop een uitbreiding wil, moet een los pakket worden aangeschaft. Zo is er in veel organisaties door de jaren heen vanzelf een wirwar van systemen en lijsten ontstaan, waarin elk overzicht ontbreekt en waar werknemers geen wijs meer uit worden. Voor elke handeling hebben werknemers losse programma’s nodig, van het bekijken van loon, tot het checken van hun opleidingsbudget. Dat maakt het voor hen enorm lastig een goed beeld van de huidige situatie te krijgen – laat staan een ontwikkeltraject voor zichzelf uit te stippelen. Als al die gegevens terug kunnen worden gebracht naar één plek, zijn werknemers daarmee zeer geholpen.

Beschouw personeelsdossiers als portfolio’s
Bij veel organisaties zijn natuurlijk al wel personeelsdossiers, maar die worden meestal beheerd door HR. Werknemers hebben zelf vaak geen zeggenschap over wat daarin komt te staan en dat is jammer, want die behoefte is er wel. Het personeelsdossier kan dienen als een soort portfolio, dat medewerkers kunnen bijhouden met het gemak van bijvoorbeeld hun Facebook-profiel. Een salesmanager zet zijn mooiste deals graag bovenaan zijn portfolio. Dat is leuk voor hem of haar, én handig voor HR: zij zien veel sneller wat een medewerker heeft bereikt, waar deze trots op is en waar de kwaliteit van een medewerker ligt.

Zorg voor cultuurverandering
De techniek is een belangrijke voorwaarde, maar voor job crafting is ook een cultuurverandering nodig. Veel werkgevers zijn bang dat job crafting ertoe leidt dat een medewerker zich verder ontwikkelt naar een positie bij een ander bedrijf. Dat is een begrijpelijk bezwaar, maar werkgevers moeten zich wel realiseren wat gemotiveerd en kwalitatief personeel hen kan opleveren. Natuurlijk moet te allen tijde duidelijk zijn hoever medewerkers kunnen groeien, maar door daar helemaal niet over te communiceren weten werknemers ook niet welke ruimte er dan wel is.

Wil je je medewerkers tegemoetkomen in hun behoefte aan zelfontplooiing, dan moeten ze wel eenvoudig kunnen zien wat de mogelijkheden voor taakverbreding en ontwikkeling zijn. De moderne werkgever doet er goed aan hen hierin te faciliteren: als de werkplek up-to-date is, het personeelsdossier centraal beschikbaar en eenvoudig te gebruiken is en er sprake is van een cultuur die hen aanmoedigt, kunnen werknemers ook echt de regie over hun baan gaan voeren. Als een bedrijf dat niet faciliteert, is de kans aanwezig dat werknemers bij concurrenten gaan kijken die deze mogelijkheden wel bieden. Geef je werknemers de ruimte voor ontwikkeling, dan zullen ze deze pakken. En daar wordt de werkgever alleen maar beter van.

Eerder verscheen dit blog in HR Praktijk.

5 HR-trends: medewerker aan zet

Wat hebben we het afgelopen jaar bereikt en waar gaan we de komende jaren heen? Wij signaleren een vijftal trends. Over de crisis hebben we het allang niet meer. Deze is voorbij, wat zorgt voor langzaam terugkerende krapte op de arbeidsmarkt. En dus kunnen we maar beter zorgen voor goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bijvoorbeeld een individueel keuzebudget; zo trek je de juiste medewerkers aan. Ook belangrijk is het op orde krijgen van de uitdagingen rondom de ZZP-economie met oog op die arbeidskrapte. Maar er is meer: 2017 wordt ook het jaar van een beter huwelijk tussen HR en IT.

Aantrekkende economie zorgt voor krapte op de arbeidsmarkt
Het was jarenlang geen thema, maar de krapte op de arbeidsmarkt komt weer terug: er komen meer banen omdat de economie aantrekt. Dat betekent dat werknemers meer risico’s durven nemen, zich mogen, willen en gaan ontwikkelen en meer vanuit een veilige positie om zich heen kijken naar nieuwe uitdagingen. En dus moeten werkgevers meer aandacht besteden aan het werven, vasthouden en doorontwikkelen van medewerkers. Een voordeel daarbij is dat functies niet altijd meer vastomlijnd hoeven te zijn, maar mee kunnen ‘groeien’ met de ontwikkeling van de medewerker (job crafting), zodat deze optimaal op elkaar aansluiten.

Secundaire arbeidsvoorwaarden worden belangrijker
Nu de economie aantrekt, moeten werkgevers weer goed nadenken over hun eigen aantrekkingskracht voor huidige en toekomstige medewerkers. Dit leidt er ook toe dat secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijker worden, iets wat naadloos aansluit bij de verdere individualisering die we zien in de hele maatschappij. Voor bijvoorbeeld een individueel keuzebudget was jarenlang geen ruimte, maar dat is komend jaar weer helemaal terug. Werkgevers zetten ook voor toekomstige werknemers hun beste beentje voor en geven ze de keuze: geld of tijd, al naar gelang de persoonlijke voorkeur. Daarbij zien we vaak ruimte voor een budget waarmee werknemers zelf de verantwoordelijkheid krijgen voor hun eigen ontwikkeling. Werknemers kunnen zo meebewegen met de veranderende interne en externe arbeidsmarkt door te investeren in hun eigen inzetbaarheid.

HR en IT gaan nauwer samenwerken
HR en IT hebben van oudsher geen gelukkig huwelijk. Historisch gezien wist HR zich ook het langst te onttrekken aan het juk van de IT-afdeling. HR gaat over mensen, en vertegenwoordigt al vanaf het begin de ‘zachte’ kant van het bedrijf. Dat huwelijk verbetert echter langzaam maar zeker. Dit heeft enerzijds te maken met de vergaande decentralisatie waardoor technologie (web, smartphone, workflow) belangrijker worden. Maar zeker ook omdat persoonsgegevens, en wie wat daarmee mag doen, steeds kritischer bewaakt worden. Deze gegevens moeten goed beveiligd worden. Daarvoor klopt HR steeds vaker bij de IT-afdeling aan.

Werk- en eigen tijd lopen steeds vaker en meer door elkaar heen, en dat is prima
Voor steeds meer werknemers gaan werk- en eigen tijd door elkaar heen lopen. Wie in zijn of haar werk niet gebonden is aan een bepaalde tijd of locatie, is in staat de dag flexibeler en slimmer in te delen. De werknemers staan niet in de file, maar eten in plaats daarvan samen met hun gezin. Deze mensen gaan ‘s middags boodschappen doen, en halen die tijd in als de kinderen in bed liggen. Voor hen is dat geen bezwaar, het hoort bij hun levenswijze. Daarnaast zullen met name de millennials die bij steeds meer bedrijven aan de slag gaan ook tijdens werktijd via chatprogramma’s en sociale media in contact blijven staan met hun privé-omgeving. Algemeen zien we dat het resultaat steeds meer centraal staat in plaats van de traditionele 9 tot 5 aanwezigheid.

De ZZP-economie is voor bedrijven nog steeds een organisatorische uitdaging
De huidige wet wil de ZZP’er duidelijk een ZZP’er laten zijn. In de praktijk blijkt het vrijwel onmogelijk dit in werkbare procedures te vatten. De ZZP-economie zou moeten leiden tot verdere flexibilisering voor medewerkers en kostenverlaging voor werkgevers. Maar het stelsel is te complex geworden om te kunnen bepalen wie ZZP’er is, en wie niet. Ondertussen worden ZZP’ers maar via een payrolling constructie ingehuurd. Een paar jaar geleden werd nog gedacht: nooit meer een vast contract, iedereen wordt ZZP’er. De behoefte aan vrijheid onder werknemers, en niet 30 jaar lang voor dezelfde werkgever willen werken, pakt toch anders uit. Voor 2017 wordt het pleit voor ZZP’ers nu eindelijk beslecht: een nieuwe wet, of een nieuwe invulling van het begrip.

HR & IT (nog) geen gelukkig huwelijk?

In welke mate ziet u IT-innovatie als een middel om concurrentievoordeel te behalen? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

De rol van ICT bij de uitdagingen van HR

De directie gaat voor flexibiliteit, kostenverlaging en productiviteitsverhoging. ICT kan daarbij een sleutelrol spelen. Bijvoorbeeld in de vorm van Software-as-a-Service (SaaS). Daarmee zijn eenvoudig en flexibel selfservice faciliteiten aan medewerkers en managers beschikbaar te stellen. Dat maakt ze productiever, houdt de kosten beheersbaar en betrekt medewerkers meer bij de bedrijfsvoering. Toch krijgt het rendement op IT nog geen twintig procent van de stemmen bij de vraag naar de grootste uitdagingen voor HR. (Zie onderstaande diagram)

blog 8 p23 landscape

Wat worden de grootste uitdagingen in het HR-werkveld?

Verder is bij bijna 40% de behoefte aan real time informatie voor ad hoc analyses een grote uitdaging in het HR-werkveld. Ook dat is het terrein van HR & IT. Het samenbrengen van gegevens uit verschillende bronnen en het installeren van tools voor de analyse zou dus hoog op de lijst van aandachtpunten moeten staan. Dat is echter slechts bij een kleine 40% van de organisaties het geval. Inspelen op de constant veranderende wetgeving is nauwelijks een issue (6%), terwijl we hiervoor zagen dat organisaties hier vaak lang mee bezig zijn. Ook hier focust men zich dus niet op flexibiliteit.

HR ziet het concurrentievoordeel van IT nog niet

42% van de respondenten geeft aan dat IT-innovatie nauwelijks, neutraal of helemaal geen middel is om concurrentievoordeel te behalen. Hiervoor werd duidelijk dat medewerkers met flexibele selfservice systemen meer betrokken en meer tevreden zijn, wat leidt tot beter presterende organisaties. Het maakt tijd vrij voor HR zodat deze zich kan bezighouden met het klaarstomen van de organisatie voor de toekomst. Op dit moment ziet HR de IT vooral als onderdeel van het administratieve werkdomein, maar niet als ‘de grote veranderaar’. HR-managers kunnen wel wat hulp gebruiken om een visie op HR & IT te ontwikkelen. Er zijn gebieden genoeg waarin stappen gemaakt kunnen worden om waarde te scheppen voor top-line groei.

blog 8 p24 landscape

In welke mate ziet u IT-innovaties als een middel om concurrentievoordeel te behalen?

Het belang van empowerment

Ook gereedschap om medewerkers en managers ‘in control’ te brengen wordt door veel respondenten genoemd. Maar het belang dat men hieraan toekent staat in schril contrast tot de huidige empowerment faciliteiten. HR heeft dus nog een wereld te winnen door medewerkers zelf HR-taken te laten afhandelen in een geautomatiseerd proces.

HR ziet over het algemeen niet veel toegevoegde waarde in cloud oplossingen (19%) terwijl deze de flexibiliteit en mobiliteit bevorderen. Eerder zagen we echter dat HR nu al veel gebruik maakt van cloud-applicaties dus lijkt er geen noodzaak tot innovatie. Maar omdat men veel gebruik gemaakt van best-of-breed applicaties in plaats van een integraal cloud systeem is ook hier winst te behalen.

Onafhankelijk van plaats en tijd werken scoort relatief laag (6%). Opvallend want bedrijven die medewerkers altijd en overal toegang geven tot HR-faciliteiten positioneren zich als moderne werkgever.

Operationele workflows binnen een geïntegreerd systeem

HR-managers onderkennen met name de toegevoegde waarde van IT-innovaties voor operationele processen. Dat is opvallend omdat ze eerder aangaven vooral stappen te willen maken in het ontwikkelen van de organisatie en de aantrekkingskracht als werkgever. De nieuwe mogelijkheden van ICT op die punten worden blijkbaar nog niet gezien.

Men wil geautomatiseerde workflows opzetten voor operationele HR-processen. Dat vraagt om een volledig geïntegreerd HR-systeem want workflows hebben betrekking op verschillende achterliggende processen. Meer dan de helft van de respondenten ziet daarom de toegevoegde waarde van een integraal systeem voor het HR-management.

blog 8 p25 landscape

Wat moeten IT-innovaties vooral bieden om vanuit de HR-afdeling of het HR- management waarde te kunnen toevoegen?

Efficiency behalen in administratieve HR-processen

Ongeveer de helft van bedrijven denkt dat de efficiency van de administratieve HR-processen is te verbeteren (47%). We zagen hiervoor dat het zwaartepunt ligt op het integreren en digitaliseren van operationele administratieve processen.
En met selfservice oplossingen kunnen medewerkers en managers de HR-taken zelf uitvoeren. Daarmee kan HR indirect bijdragen aan de groei van de business. Betrokken medewerkers zijn nu eenmaal gemotiveerder en productiever en bouwen actief mee aan het succes van de organisatie. Daarnaast schept het voor HR tijd voor het ontwikkelen van de organisatie.

blog 8 p26 landscape

Wij kunnen met recht zeggen de efficiëncy van onze administratieve HR-processen op orde is.

 

Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat IT kan helpen om de doelstellingen van de HR-afdeling te realiseren. Echter de toegevoegde waarde ervan wordt door HR-managers duidelijk ondergewaardeerd.

Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met ons op.

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.

Is er een toekomst voor de HR-manager?

Heeft de HR-manager in de toekomst nog wel toegevoegde waarde? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

HR belangrijk voor de groei van de business
Maar liefst 92 procent van de HR-verantwoordelijken denkt dat HR in de komende jaren een steeds grotere rol gaat spelen. Zij zien het opstellen en uitvoeren van een goed HR-beleid als hun belangrijkste toegevoegde waarde. Daarmee lijken de doelen op de HR-agenda duidelijk in lijn met de doelen van de directie (zie ook mijn blog: Grootste uitdaging HR: toekomstbesteding maken organisatie.

De primaire focus van HR ligt met name op organisatie en persoonlijke ontwikkeling. HR levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de groei van de business.

Blog 7 p22

De komende jaren wordt de rol van de HR-manager alleen maar belangrijker

 

De HR-manager van nu bestaat in 2018 niet meer

De respondenten hebben een genuanceerde mening over deze provocerende stelling. Uit de gegeven antwoorden worden direct de verschillende meningen duidelijk. Enerzijds de meningen die duidelijk aangeven welk type HR-manager wel de toekomst heeft:

  • “Een goede HR-manager heeft het ene oog op de business en het andere op de mensen en de organisatie; alleen door met twee ogen te kijken kun je scherp zien hoe strategisch HR-beleid de business kan ondersteunen.”
  • “Human capital management maakt het onderscheid richting klant”
  • “HRM is noodzakelijk om de strategie van de organisatie ten uitvoer te brengen in een veranderende omgeving.”

Anderzijds de meningen die aangeven welke type HR-manager geen of minder toekomst heeft:

  • “De HR-manager die alleen een afdeling aanstuurt waar personeelsbeheer wordt verzorgd, behoort tot een uitstervend ras. “
  • “Er is behoefte aan vergaande specialisatie op functie: meer experts en minder generalisten.”
  • “Er moet en zal meer controle komen vanuit geïntegreerde IT-oplossingen. Excelsheet-sturing is niet meer aan de orde.”

Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat er zeker een toekomst voor de HR-manager is weggelegd. Maar alleen als die rol op een bepaalde, bedrijfsondersteunende manier wordt ingevuld. Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met ons op.

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.