Versnippering HR-landschap leidt tot minder wendbaarheid

Wat is de relatie tussen het aantal en soort HR-applicaties en welke gevolgen heeft dat voor de wendbaarheid van uw organisatie? Deze en nog veel meer vragen hebben wij gesteld aan 600 (middel)grote organisaties in Nederland in een veelheid aan sectoren: bouw, industrie, transport, (groot)handel, logistiek en dienstverlening.

Veel applicaties voor operationele processen
HR-managers willen de focus leggen op het ontwikkelen van de organisatie en de medewerkers. Ook willen ze de tevredenheid van managers en medewerkers verhogen door ze meer te betrekken bij de uitvoering van processen. Automatisering maakt dat mogelijk, maar daarvan wordt maar weinig gebruik van gemaakt. HR-afdelingen hebben vooral operationele software voor administratieve processen rond de in-, door- en uitstroom van medewerkers.

Opvallend is ook de lage score voor applicaties voor performancemanagement en talentmanagement (respectievelijk 19% en 15%). Gegeven de doelen van HR zou je verwachten dat dergelijke applicaties meer zouden worden ingezet. Daardoor kunnen immers key performance-indicatoren makkelijker worden vertaald naar dashboards voor de boardroom.

p12 landscape

Afbeelding 1: Welke HR-processen worden ondersteund door applicaties?

Veel eilandautomatisering bij HR
Slechts een kwart van de organisaties heeft één integraal HR-systeem (zie afbeelding 2). Dat ondersteunt doorgaans de salarisverwerking, verlofregistratie en het verzuimmanagement (zie afbeelding 1). Bij twee derde is meestal ook het personeelsdossier digitaal beschikbaar. Een kleiner deel heeft daarnaast gereedschap voor rapportage en analyse. En maar twintig procent heeft faciliteiten voor declareren, werving & selectie, plannen en begroten.

Ruim 40% van de respondenten werkt met 2 of 3 applicaties en meer dan dertig procent zelfs met 4, 5 of nog meer (zie afbeelding 2). Dat is natuurlijk niet handig om integraal zicht te krijgen op HR-zaken. Gegevens uit verschillende applicaties laten zich vaak niet zomaar combineren omdat ze in verschillende formaten zijn opgeslagen. Daardoor zijn geen verbanden te leggen en voorspellingen te doen. Bovendien kunnen verzamelde gegevens snel verouderen, waardoor ‘verschillende versies van de waarheid’ ontstaan.

p13 landscape

Afbeelding 2: Aantal verschillende applicaties voor HR-processen

Hoe meer applicaties, hoe minder wendbaarheid
Organisaties die veel applicaties in gebruik hebben kunnen hun systemen en processen niet snel aanpassen (zie afbeelding 3). Dat blijkt uit de correlatie tussen het aantal applicaties en de benodigde tijd voor het doorvoeren van nieuwe wet- en regelgeving. Wat projecten rondom wetswijzigingen betreft is het grootste deel van de organisaties langer dan een maand bezig met het doorvoeren daarvan in de onderliggende systemen en processen.

Kanttekening is dat het inpassen van voorschriften sterk kan verschillen. De WKR is een project voor HR maar evengoed voor de financieel directeur omdat de financiële administratie een belangrijke rol speelt in de verwerking en controle op onkostenvergoedingen.

p14 landscape

Afbeelding 3: Snelheid van aanpassen wijzigingen in systemen en processen

Het helpt als de IT-architectuur flexibel is en software via de cloud kan de doorlooptijd voor een verandering enorm verkorten. Een leverancier van een SaaS oplossing kan bijvoorbeeld de aanpassing bij een wetswijziging in één keer aan alle gebruikers ter beschikking stellen.

 

Benieuwd naar alle uitkomsten uit ons onderzoek? Je kunt het hier downloaden.