“Waarom willen jullie liever niet schaduwdraaien?” Over wiskunde en een stripverhaal

Ik ben gestopt met tellen, maar die vraag heb ik de laatste jaren al zeker honderd keer beantwoord. Op de een of andere manier vinden veel mensen het heel bijzonder dat wij in onze implementatie-aanpak liever geen schaduwdraaiperiode (mooi scrabblewoord ook) inplannen. Ik begin mijn antwoord vaak met een tegenvraag: “Als je een nieuwe wasmachine koopt, ga je toch ook niet de eerste maand alles ook nog eens in de oude machine wassen om te kijken of het wel net zo schoon wordt?”.

Schaduwdraaien geeft zekerheid….

Natuurlijk weet ik best dat het draaien van de was met een machine heel iets anders is dan schaduwdraaien. Daar gaat het niet om. Waar het wel om gaat: schaduwdraaien doen we omdat mensen denken dat het extra zekerheid geeft. Dat is vaak ook zo.

…maar is wel heel inefficiënt.

Maar het is wel een uitermate inefficiënte manier om aan die (vaak beperkte) extra zekerheid te komen. Ga maar na. Schaduwdraaien gebruiken we om de verwerking van mutaties in het huidige systeem en het nieuwe systeem met elkaar te vergelijken. Dat betekent dubbele invoer, maar vooral heel veel controlewerk. En dat controlewerk bestaat vooral uit het verklaren van verschillen. Want het nieuwe systeem verwerkt vaak dingen net anders dan het oude. Omdat je mutaties nu op een andere manier kan invoeren. Of omdat in het oude salarissystemen destijds inrichtingskeuzes gemaakt moesten worden die eigenlijk niet helemaal juist waren. De hoeveelheid uitzoekwerk om die verschillen te verklaren is vaak enorm. En wanneer plannen we die die schaduwperiode? Juist, niet al te ver voor de geplande go-live datum, want dan pas is de implementatie ver genoeg gevorderd. Dus in plaats van dat iedereen zich richt op het zo goed mogelijk leren werken met het nieuwe systeem, zijn ze bezig met het arbeidsintensief en foutgevoelig dubbel invoeren van alle mutaties en het uitzoeken van verschillen. Zo gaat in een cruciale periode kostbare tijd verloren. Vandaar dat wij liever niet schaduwdraaien.

Dat pakken wij slimmer aan: met wiskunde en een stripverhaal

We vinden ook dat je bij de overgang naar een nieuw systeem helemaal zeker moet zijn dat de verwerking van het nieuwe systeem foutloos gaat zijn. Dus hebben wij een aanpak gekozen die werkt met enkele simpele wiskundige principes en is geïnspireerd door onze lievelingsstrip: De Familie Doorzon van Gerrit de Jager. Voor wie deze strip niet kent: de Familie Doorzon is een niet zo doorsnee Nederlands gezin, waarin ieder gezinslid een deel van de Nederlandse samenleving representeert. Een doorsnee blanke man, een jonge vrouw, een homoseksueel, een allochtoon, etc. Zo stellen wij ook de medewerkerspopulatie bij onze klanten voor: als een Familie Doorzon. Een groep van 10 – 25 medewerkers representeert zo’n 80% van de hele medewerkerspopulatie. Daarin zitten geen uitzonderlijke gevallen, gewoon de groep meest voorkomende medewerkers. Van die groep medewerkers nemen we dan alle mutaties van het hele jaar tot dan toe. En verwerken die volledig in ons systeem. Niet alleen enkele maanden, maar een heel jaar. En niet alleen de loonstroken, maar ook de aangiftes en de journaalposten. En die vergelijken we allemaal met de originele situatie. We passen de inrichting aan waar nodig en gaan net zo lang door tot alles tot op de laatste cent klopt of verklaarbaar is.

Dat biedt drie voordelen

Het eerste voordeel is dat we dit al doen aan het begin van het project, niet aan het einde. Zo weet je als klant in de meeste gevallen al binnen twee weken dat 80% van de verwerking in de nieuwe situatie klopt. Want omdat die groep medewerker vergelijkbaar is met de Familie Doorzon die volledig is doorgerekend, weet je dat die grote groep klopt. Van mutatie tot journaalpost. Zo heb je al vroeg in het project een fijn gevoel van zekerheid. En heb je basis en de rust om aan de uitzonderingssituaties te werken.

Het tweede voordeel is dat je daardoor tijd overhoudt om aan andere dingen te besteden. Je kunt een grotere scope aan, of je kunt meer scenario’s proberen. Of gewoon minder tijd aan de implementatie besteden, dat kan natuurlijk ook. In ieder geval zijn ook de externe kosten lager. Want ook onze kosten zijn lager, omdat we slimmer werken.

Het derde voordeel is dat je veel gefundeerder dan bij schaduwdraaien een afgewogen besluit kunt nemen om wel of niet het nieuwe systeem in gebruik te nemen. Omdat je van ongeveer van 80% van je populatie al vroeg zeker weet dat het goed zal gaan, kun je alle uitzonderingen en moeilijke situaties stuk voor stuk beoordelen en vergelijken. Ook hier kiezen we zo veel als mogelijk het representatie mechanisme (‘maatmannen’), maar daardoor bouw je stap voor stap een steeds grotere zekerheid omtrent de kwaliteit van de verwerking op. Zelfs in het geval dat één bepaalde uitzonderingssituatie niet kloppend te krijgen is, weet je dat al ruim voor live gaan. En kun je tijdig een work-around inrichten.

Maar doen jullie het dan echt nooit?

We proberen goed uit te leggen dat het echt geen extra zekerheid biedt, maar ook wij hebben bij een paar klanten toch schaduwgedraaid. Die klanten hadden zo veel nare ervaringen opgedaan met eerdere leveranciers, dat ze ons niet geloofden en toch een schaduwperiode wilden. Voor de extra zekerheid. Dan doen we dat natuurlijk. Want geloof laat zich moeilijk wiskundig ontkrachten. Ook niet met een stripverhaal.