Technologie en organisatiecultuur cruciaal voor job crafting

Jezelf blijven ontwikkelen is de afgelopen jaren steeds meer een must geworden voor werknemers. In veel organisaties gaan werknemers op zoek naar mogelijkheden om zich te ontwikkelen en hun eigen (loop)baan vorm te geven. Deze trend, ook wel ‘job crafting’ genoemd, wordt echter niet altijd voldoende gefaciliteerd door de werkgever. Dat is jammer, maar niet geheel onlogisch. In veel organisaties moet eerst aan een aantal voorwaarden worden voldaan.

Job crafting staat min of meer voor de acties die werknemers nemen om hun werk vorm te geven door veranderingen te initiëren op het gebied van taakeisen (job demands) en werkmiddelen (job resources). Mensen zien zichzelf niet langer als passieve ontvangers van informatie van hun werkomgeving, maar geven hun werk zelf vorm op een manier die aansluit op hun persoonlijke kennis, kunde en behoeften: wie ben ik, wat kan ik, en waar wil ik in mijn werk naartoe.

Dit vereist ook wel wat van de werkgever: deze werknemers verwachten meer dan een halfjaarlijkse beoordeling, en hebben behoefte aan een duidelijk ontwikkelingstraject. Daarin moeten meer dan enkel scholingsbudget en cursusaanbod worden vastgelegd. Werknemers moeten bijvoorbeeld kunnen zien welke cursussen ze kunnen volgen om aan bepaalde competenties te werken en inzicht krijgen in de competenties die ze nodig hebben om in aanmerking te komen voor bepaalde interne vacatures. Daarvoor moeten door de werkgever grote stappen worden genomen – in het bijzonder op het gebied van techniek en organisatiecultuur.

Zorg voor een werkplek die up-to-date is
Waar werknemers in hun eigen tijd beschikken over de nieuwste (online) software, zoals Facebook of Gmail, is daarvan op de werkplek meestal geen sprake. Thuis hebben we de nieuwste gadgets en features altijd en overal onder de duim, maar op onze werkplek vinden we een langzame pc die gevoelsmatig altijd aan onderhoud of updates toe is. Er is de afgelopen jaren duidelijk sprake van scheefgroei in de kwaliteit van professionele en privésoftware. Privésoftware werkt zichzelf voortdurend ongemerkt bij, terwijl zakelijke en lokaal geïnstalleerde pakketten vaak een stuk lastiger up-to-date te houden zijn.

Centraliseer de gegevens
Daarnaast is er, zeker in het geval van oplossingen voor HR, sprake van enorme versnippering in software. Dat is een gevolg van de uiterst complexe wet- en regelgeving waaraan het voeren van personeels- en salarisadministratie onderhevig is. In de loop der jaren is er een wildgroei aan verschillende leveranciers ontstaan die elk een specifiek gedeelte van HR in een specifieke sector ondersteunen. Als een bedrijf daarop een uitbreiding wil, moet een los pakket worden aangeschaft. Zo is er in veel organisaties door de jaren heen vanzelf een wirwar van systemen en lijsten ontstaan, waarin elk overzicht ontbreekt en waar werknemers geen wijs meer uit worden. Voor elke handeling hebben werknemers losse programma’s nodig, van het bekijken van loon, tot het checken van hun opleidingsbudget. Dat maakt het voor hen enorm lastig een goed beeld van de huidige situatie te krijgen – laat staan een ontwikkeltraject voor zichzelf uit te stippelen. Als al die gegevens terug kunnen worden gebracht naar één plek, zijn werknemers daarmee zeer geholpen.

Beschouw personeelsdossiers als portfolio’s
Bij veel organisaties zijn natuurlijk al wel personeelsdossiers, maar die worden meestal beheerd door HR. Werknemers hebben zelf vaak geen zeggenschap over wat daarin komt te staan en dat is jammer, want die behoefte is er wel. Het personeelsdossier kan dienen als een soort portfolio, dat medewerkers kunnen bijhouden met het gemak van bijvoorbeeld hun Facebook-profiel. Een salesmanager zet zijn mooiste deals graag bovenaan zijn portfolio. Dat is leuk voor hem of haar, én handig voor HR: zij zien veel sneller wat een medewerker heeft bereikt, waar deze trots op is en waar de kwaliteit van een medewerker ligt.

Zorg voor cultuurverandering
De techniek is een belangrijke voorwaarde, maar voor job crafting is ook een cultuurverandering nodig. Veel werkgevers zijn bang dat job crafting ertoe leidt dat een medewerker zich verder ontwikkelt naar een positie bij een ander bedrijf. Dat is een begrijpelijk bezwaar, maar werkgevers moeten zich wel realiseren wat gemotiveerd en kwalitatief personeel hen kan opleveren. Natuurlijk moet te allen tijde duidelijk zijn hoever medewerkers kunnen groeien, maar door daar helemaal niet over te communiceren weten werknemers ook niet welke ruimte er dan wel is.

Wil je je medewerkers tegemoetkomen in hun behoefte aan zelfontplooiing, dan moeten ze wel eenvoudig kunnen zien wat de mogelijkheden voor taakverbreding en ontwikkeling zijn. De moderne werkgever doet er goed aan hen hierin te faciliteren: als de werkplek up-to-date is, het personeelsdossier centraal beschikbaar en eenvoudig te gebruiken is en er sprake is van een cultuur die hen aanmoedigt, kunnen werknemers ook echt de regie over hun baan gaan voeren. Als een bedrijf dat niet faciliteert, is de kans aanwezig dat werknemers bij concurrenten gaan kijken die deze mogelijkheden wel bieden. Geef je werknemers de ruimte voor ontwikkeling, dan zullen ze deze pakken. En daar wordt de werkgever alleen maar beter van.

Eerder verscheen dit blog in HR Praktijk.